ventanilla unica correspondencia




IMPLEMENTACIÓN DE LA VENTANILLA ÚNICA DOCUMENTAL DEL GRUPO EMPRESARIAL BELLANITA DE TRANSPORTES S.A





Elaborado por:

NATALIA ANDREA ROLDAN DIAZ
JOHANA CRISTINA VASQUEZ CORREA



MEDELLIN

2013





1. INFORMACIÓN DEL PROYECTO


1.1 NOMBRE DEL PROYECTO
Implementación de la ventanilla única documental del grupo empresarial Bellanita de Transportes S.A.

1.2TIEMPO DE EJECUCIÓN
El tiempo estimado de ejecución del proyecto es de tres meses en las que se desarrollaran las fases de planeación, implementación y difusión de la Unidad de Correspondencia y cada una de sus actividades.
El valor inicial que se necesita para llevar a cabo el proyecto es de 8.000.000 millones de pesos, destinados para adecuación infraestructura y compra equipos y materiales.2. ESTRUCTURA DEL PROYECTO


2.1 Planteamiento del problema
El Grupo Empresarial Bellanita de Transportes S.A no cuenta con una unidad de correspondencia encargada de la recepción y el envió de la documentación de forma centralizada.
Actualmente el envío se realiza desde la secretaria de Gerencia General sin tener en cuenta ningún proceso archivístico para el control y seguimiento de lostrámites, por lo cual existe el riesgo de que el documento no cumpla con los fines para los cuales se produjo.
Los documentos que llegan a la Organización son recibidos por la recepcionista, la cual no cuenta con la formación ni las herramientas necesarias para ejecutar de manera adecuada, y según la normatividad legal vigente los procesos de recepción, registro y control de las comunicaciones.
Elno contar con un software o un programa de gestión de correspondencia hace que el proceso se retrase y que se tengan que utilizar métodos arcaicos que pueden causar retrasos en la entrega de la información, incumplimiento a requerimientos legales o incluso pérdida parcial o total del documento



2.2 Justificación
La información es unos de los recursos mas valiosos que poseen lasorganizaciones y es de gran importancia para el cumplimiento de la misión organizacional, es por esto que es de suma importancia para el Grupo Empresarial Bellanita de transporte S.A definir procedimientos y políticas para la normalización los procesos de recepción, radicación, distribución y control de los documentos recibidos y producidos por la organización.
Aunque el grupo empresarial Bellanita deTransporte S.A pertenece al sector privado se debe guiar por la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación, para alcanzar un adecuado manejo de la información e integrar todos sus procesos archivísticos.
Uno de los procesos de los que adolece el Programa de Gestión Documental del grupo empresarial es el relacionado con el manejo de los documentos de carácter oficial, ya que no hayclaridad acerca de quien, como y cuando hacerlo.
En la actualidad el proceso de recepción y envió de documentos se hace de manera descentralizada, sin ningún parámetro ni lineamiento ya que no se cuenta con los recursos adecuados para llevarlo a cabo, entorpeciendo y retrasando los procesos y tramites de los documentos dentro de la organización. Por esto, se pretende implementar la unidad decorrespondencia con el apoyo de un programa sistematizado o un software de gestión documental facilite y mejore todos los procedimientos de administración de las comunicaciones.





















2.3 Objetivo General
Implementar la ventanilla única documental donde se gestionen de manera centralizada los procesos de Recepción, Radicación y Distribución de las comunicacionesoficiales; de tal manera que esta información sirva de apoyo a los procesos administrativos y garantice a los entes externos respuesta oportuna a los requerimientos presentados, aportando así al desarrollo del programa de gestión documental del grupo empresarial.

2.4 Objetivos Específicos

Adecuar el espacio físico y las instalaciones para la recepción y envío de documentos desde un área...