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TIPOS DE EVENTOS

• Arreglos de reuniones formales e informales

El ejecutivo en una empresa con lleva muchas horas dedicadas a asistir a reuniones por lo tanto el asistente administrativodebe poseer conocimientos sobre la planificación de reuniones y si el trabajo lo requiere en la organización.

• Tipos de reuniones

Las reuniones que se llevan a cabo en una empresa se clasificanen formales e informales, por lo que planificación debe hacerse con esmero y cuidado, independientemente del tipo de reunión, duración o propósito.

• Reuniones formales

Las reuniones de laJunta de Directores de una empresa u organización se consideran como reuniones formales.
Por lo general se celebran una vez al mes aunque otros prefieran reunirse trimestral o semestralmente. Lasreuniones pueden durar 2 horas, medio dìa o todo el dìa, otras pueden durar varios días. Para cada reunión se preparan una agenda con los asuntos a discutirse. La agenda se envía a los miembros y alas personas involucradas antes de la reunión.
Las convenciones suelen ser reuniones anuales o bienales que celebran empresa y organizaciones profesionales y en las cuales se discuten asuntosadministrativos, logros alcanzados y planes para el nuevo período.
La planificación de una convención requiere de esfuerzo y tiempo por lo que se debe comenzar a trabajar en ella con muchaanticipación a la fecha de realización. Por lo general, hay varias personas involucradas en la planificación y desarrollo de la convención los miembros activos tiene voz y voto en la toma de decisiones.
Lacoordinación y planificación de convenciones requiere de las siguientes tareas por parte del asistente:

o Seleccionar el lugar adecuado, dependiendo del tamaño del grupo y el tipo de actividadesque se piensan celebrar.
o Escoger temas de interés para los asistentes.
o Contactar a los conferencistas profesionales seleccionados, hacer el acercamiento y confirmarles la invitación