Vida

CONCEPTO DE ARCHIVO
Es el conjunto de documentos producidos por personas naturales o jurídicas durante el ejercicio de sus actividades cotidianas y que son administrados, organizados y conservadospara difundir la información contenida en ellos. También se denomina archivo al espacio físico o a la institución.

FINALIDAD E IMPORTANCIA DEL ARCHIVO
CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS EN ORDENGENERAL:
Materia: Consiste en agrupar la documentación de acuerdo con la materia o asunto a que se refiere, y después ordenar cada uno de estos grupos siguiendo algún criterio. Alfabético, numérico,cronológico…
Ventajas: La localización de documentos es más rápida. Resulta un sistema abierto que permite intercalar nuevos asuntos.
Desventajas: Con frecuencia un mismo documento se refiere a más de unasunto. Habrá que duplicarlo y colocarlo en otra carpeta. Determinar previamente los asuntos o materias que presentan suficiente entidad para constituir un apartado del archivo.
Geográfica: Se ordenade acuerdo con los lugares geográficos asociados a la misma: domicilio, lugar de emisión, destino, etc. Implica varias clasificaciones sucesivas: región o zona geográfica, comunidad autónoma,provincia, localidad, incluso calle.
Dentro de cada uno de estos grupos la clasificación se hace por el método alfabético, teniendo en cuenta que la capital de cada provincia, siempre encabeza su grupo, yse colocará por delante del resto de las poblaciones.
Ventajas: Método sencillo. La documentación queda clasificada por grupos fácilmente identificables, de acuerdo con la población, provincia ycomunidad. No necesita ni índices ni fichas complementarias. Es muy útil para las empresas que disponen de una organización geográfica o por zonas. Es un método abierto que permite la ampliación. Puedecombinarse con otros criterios como el numérico o cronológico.
Desventajas: Como está derivado del alfabético hay que designar la ordenatriz para los nombres compuestos, y requiere que se deje una...