Vigencias Documentales Y Valoraci N

Páginas: 7 (1555 palabras) Publicado: 10 de agosto de 2015
VIGENCIAS DOCUMENTALES Y VALORACIÓN

Desde el punto de vista archivístico, se puede entender la valoración como el proceso de análisis, por medio del cual se identifican los usos a que pueden estar sujeto un documento o un grupo de documentos, estableciendo de esta forma el tiempo durante el cual deben ser conservados, así como el lugar óptimo para su uso y/o resguardo, que puede ser permanente,se ha determinado que cuenta con valor histórico.
El dictamen de la vigencia documental coadyuva a que la depuración se realice correctamente y se eviten riesgos de pérdida o desordenación de documentos durante su transferencia al archivo de concentración o histórico, así como definir, por no ser útiles para la administración o la historia institucional, cuáles deberán darse de baja. Para ello,deberá tomarse en cuenta los criterios de las columnas de VALOR y de USO.
Con la vigencia documental se determina, vía dictamen de la Comisión de Valoración, el plazo de conservación y permanencia de los documentos en los archivos administrativos, es decir, el periodo de custodia en razón de los valores documentales.
En la asignación y control de los valores documentales intervienen losinstrumentos de selección y valoración documental, ya sean primarios o secundarios. Dicha función es realizada por la Comisión de Valoración, integrada por el titular del archivo de trámite a valorar, el responsable de los archivos de concentración e histórico, un asesor jurídico, un representante de asuntos financieros, un representante de la unidad administrativa o académica a valorar y un historiadorespecialista en el contenido y valor de loa documentación. Esta Comisión estará encabezada por la dirección de la FES Iztacala, que valida que sus disposiciones sean adoptadas por toda la institución.
La Comisión de valoración, por ejemplo, estaría integrada por los titulares de los archivos de trámite (por ejemplo, los jefes de sección), los de concentración (aquellos responsables del manejo del malllamado “archivo muerto”, que corresponde al de concentración) y del histórico ( el equipo responsable del AHFIZ), un asesor jurídico (el abogado general de la FES Iztacala), un representante de asuntos financieros ( por ejemplo, personal del Departamento de Presuntos), un representante de la Unidad Administrativa o Académica a valorar (quien se encargue del archivo), un historiador especialistaen el contenido y valor de la documentación (algún o algunos administrativos o docentes que conozcan a profundidad la historia de la FES Iztacala), encabezada por la dirección del organismo para que sus decisiones sean adoptadas por toda la institución.
Sin embargo, existirán casos en que, dada las características de la documentación no se requiera que todos los miembros de la comisión se hallenpresentes para evaluarla. Para realizar la evaluación será suficiente la presencia del historiador, los responsables del archivo y el representante de la unidad administrativa o académica a valorar, a fin de evitar que el archivo de trámite se destruyan documentos importantes.
Los procesos de valoración con respecto a los documentos que se guardan o eliminan deben tomarse en cuenta, ya que eldocumento no es una propiedad personal sino institucional y pública. Esto busca fomentar una cultura de resguardo de documentos relevantes que en un futuro compondrán parte del patrimonio institucional, tal como hoy lo asumen algunos gobiernos locales, como el del Estado de México, cuya Ley de documentos administrativos e históricos del Estado de México, publicado en la gaceta de gobierno el 30 deabril de 2004, marca que “ningún documento podrá ser destruido, a menos que por escrito lo determine la instancia facultada para ese efecto, en términos de la misma ley”.

VALORACIÓN PRIMARIA Y SECUNDARIA DE LOS DOCUMENTOS.

Valoración primaria
Características que posee todo documento que tiene utilidad inmediata para la gestión administrativa de la propia dependencia o entidad que la produce o la...
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