Visión globlal rms

Gestión de Expedientes
con

SAP Records Management
Marcial Chinchilla Director Barcelona
Marcial.Chinchilla@realtech.com www.realtech.es

Agenda
Gestión de Expedientes Electrónicos

SAP Records Management

Valor añadido REALTECH en SAP RM

Ruegos y preguntas

www.realtech.es - 15/04/2008, Page 2

Retos en la Gestión de Expedientes

Para poder equilibrar la balanza esrequisito disponer de

Una Gestión Integral de los Expedientes todo aquello que los conforman
junto con

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Gestión Expedientes Electrónicos (i)
Habitualmente
Los Expedientes electrónicos actuales se gestionan mediante soluciones no integradas con el resto de sistemas de gestión de la información:
 Tienen su propia interfaz y gestión de autorizaciones ypor tanto su propio ciclo de vida  Los usuarios que trabajan con los expedientes no tienen visibilidad sobre los procesos interrelacionados (usuarios distintos)  No existe un visión global del trámite ó proceso ni desde una lado ni desde el otro

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Gestión Expedientes Electrónicos (ii)
Además dichos sistemas, junto con todo su entrono, evolucionan …Reporting

Alarmas Plazos

www.realtech.es - 15/04/2008, Página 5

Gestión Expedientes Electrónicos (iii)

Los Expedientes electrónicos deben gestionar tanto documentos electrónicos / office como los datos y procesos de gestión relacionados
Informes de negocio Aplicaciones de negocio Material Interlocutor Factura Empleado Business Objects de sistemas SAP o externos

Apuntes IntegraciónSobre elel Con proceso proceso Documentos Desktop y plantillas

Documentos Escaneados
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Contenido Web

Formulario Interactivo

Notas

Agenda
Gestión de Expedientes Electrónicos

SAP Records Management

Valor añadido REALTECH en SAP RM

Ruegos y preguntas

www.realtech.es - 15/04/2008, Page 7

SAP Records Management
SAP RM es unaHerramienta de Tramitación para la Gestión de Expedientes electrónicos.
 Permite gestionar procesos complejos de tramitación de expedientes
Modelado de las tareas a realizar (el qué) Diseño de los formularios (el cómo) Establecimiento de las pautas de asignación de las tareas (por quién) Seguimiento de tiempos e informes de realización (el cuando, el cuánto) Completamente integrado con otros sistemasSAP (desde dónde, hacia dónde)

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SAP RM – Arquitectura (i)
Los Expedientes electrónicos se gestionan mediante una solución
integrada con el resto de sistemas de gestión de la información

Ampliable

Información

Integración de procesos/datos locales y remotos

Procesos

Documentos Solución global de almacenamiento de documentoswww.realtech.es - 15/04/2008, Página 9

SAP RM – Arquitectura (ii)
SAP RM permite definir, a nivel funcional, diversos Record Management Systems (RMS) independientes
 SAP RM permite disponer de múltiples RMS  Cada elemento de la solución se habilita para uno o más RMS

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SAP RM – Alcance (i)
Datos y Contenidos
• Datos: • Objetos de Negocio • Información deotros aplicativos no-SAP • Contenidos: • Plantillas • Documentos electrónicos • Formularios

Expediente SAP RM
• Es una estructura jerárquica de Nodos • Incluye un conjunto de Atributos globales de cabecera (Content Model) • Los Nodos pueden contener: • Datos • Contenidos • Tareas / pasos (grupos) del trámite

Tramitación del Expediente
• • • • • • •
www.realtech.es - 15/04/2008, Página 11Procesos de Workflow / Circulares Busquedas / Acceso a Expedientes Alarmas / Vencimientos de Fecha Secuencialidad y Automatismos Tramitación Masiva de Expedientes / Plantillas Firma Electrónica Informes Operativos y de Actividad

SAP RM – Datos y Contenidos (i)

 Tipos de Datos vinculables  Gestión de Plantillas  Documentos electrónicos  Formularios

www.realtech.es - 15/04/2008,...