Vocabularia archivistico

DOCUMENTO

Un documento es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) con el objetivo de preservarlo en el tiempo en caso de necesitarlo parapresentarlo como prueba, recuerdo o legado a alguien, en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.
Cuando los documentos se producen para atender a las competencias y actividades encomendadas a las organizaciones e instituciones, y se realizan a lo largo del tiempo, adquieren su carácter seriado y se denominarán series documentales (actas, libros decontabilidad, correspondencia, etcétera).

VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO

Administración Documental: Administración de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de Administración Documental, da referencia a la generación de información y producción de documentos.

Casillero: Muebles con filas de departamentos o divisiones, sin cajones ni cierres particulares, para tener clasificadosdocumentos; por ejemplo, cartas para distintos destinos, revistas entre otros.

Clasificación: Determinar categorías o sectores, en los cuales deben ser distribuidos los elementos o las materias diversas, cuyo estudio se quiere facilitar y cuya búsqueda se quiere racionalizar.

Conservación: Es la actividad que comprende todas las actuaciones necesarias para los documentos de archivos se conservanen tanto duren sus valores.

Cronológico: Tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho orden es la fecha o data.

Documentación: Acción de documentar o documentarse, arte de coleccionar, clasificar y hacer accesibles los documentos de todos los tipos de actividades.

Documento: Soporte que contiene un texto que es resultado de una actividad administrativa de una entidad,efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades, los documentos de archivo se producen uno a uno y con el tiempo constituyen series. Este carácter seriado es el resultado de acciones repetitivas determinadas por una o muchas funciones específicas.

Epistolar: Perteneciente o relativo a la epístola, carta o discurso escrito dirigido a determinadas personas.

Expediente: conjunto detodos los papeles correspondientes a un asunto o negocio. Se usa señaladamente hablando de la serie ordenada de actuaciones administrativas.

Facsímil: Copia o reproducción exacta de un libro, un impreso, un dibujo, una firma etc.

Filatelia: Afición a los sellos de correos y conocimientos de ellos.

Flujo: Abundancia excesiva de vocablos.

Flujograma: Gráficos que indican el movimiento deltrabajo, tales como el trámite de un formulario, la confección o transformación de un objeto o los pasos de un procedimiento.

Foliación: acción de foliar (numerar los folios). Serie numerada de folios. Acción y efecto de foliar. Numeración no interrumpida de una serie o documentos que constan en más de un cuaderno, tomo o volumen. Foliación correlativa o corrida. Correlativa. Numeracióninterrumpida en cada documento, tomo o volumen, es decir, que cada unidad tiene su propia numeración, empezando en 1. En algunos tipos documentales, sobre todo cuando conforman series divididas en tomos o volúmenes, suelen usarse dos tipos de foliación; una, corrida, para el tomo o volumen, y otra, discontinua, para el número concreto. La primera suele ponerse al pié, y la segunda, a la cabeza.Otra forma es la de poner entre corchetes los folios corridos, y si ellos los discontinuos, ambos en la misma línea; en este caso, el primero iría al exterior (a la izquierda en las páginas pares y a la derecha en las impares), y el segundo, al lomo (a la derecha en las páginas pares y a la izquierda en las impares).

Folio: Hoja de un libro o cuaderno, particularmente cuando están numerados por...