Vocabulario archivístico

CURSO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
LAURA MAYERLING MEJÍA P
TALLER SEMANA 2

1. SIGNIFICADO

 Administración documental: Son aquellas actividades y tareas que se realizan a través del soporte papel aunque actualmente se complementan con los soportes electrónicos.

 Casillero: Mueble con varios senos o divisiones, para tener clasificados papeles u otros objetos.

 Clasificación:Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección) de acuerdo a la estructura de la entidad.

 Conservación: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos.

 Cronológico: Organización realizada teniendo en cuenta la fecha y/o el orden de la expedición del documento.

Documentación: Es la recolección, almacenamiento, clasificación y selección, difusión y utilización de todos los tipos de información

 Documento: Registro de información recibida o producida por una entidad o persona en razón de sus funciones o de sus actividades que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico, cultural y técnico.

 Epistolar:
 Estructurafuncional: Organización basada en la idea de agrupar las especialidades ocupacionales que son similares o relacionadas.

 Expediente: Es la forma documental de mayor uso en la administración pública. Se inicia a instancias de personas interesadas o por resoluciones administrativas. Si es un particular lo hace a través de un escrito y si es una institución pública, lo inicia de oficio. De acuerdoal tiempo de gestión, puede ser de trámite normal, urgente, o muy urgente, eso lo determina la autoridad competente.

 Facsímil: Es un sistema de telecomunicaciones, que permite enviar copias de documentos a la distancia, utilizando por lo general las líneas telefónicas. El nombre viene del latín fac simile, que quiere decir hacer igual; con ello, se identifica de excelente manera, lo que eseste aparato. Una máquina que envía a distancia, la copia de un texto o imagen.

 Filatelia: Es la afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales.

 Flujo: Abundancia excesiva de información.

 Flujograma:
 Foliación: Es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección,serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo. Los errores pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.

 Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indicael orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.

 Franqueadora:
 Franquicia:
 Gestión de documentos: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Minuta: Borrador original que en una oficina queda de cada orden o comunicación expedida por ella.

 Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

 Radicación: Procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condicionesmínimas y la asignación de un número único de radicación para su identificación dentro del sistema.

 Registrar:
 Prescripción:
 Preclusión:
 Plazo precaucional: Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el archivo de concentración.

 Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por...