Vocabulario Archivistica

VOCABULARIO ARCHIVISTA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Es el conjunto de normas y actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, almacenamiento, búsqueda, recuperación, actualización, flujo, autentificación, etc.

GESTION DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación produciday recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación

FOLIACION: Acción de numerar hojas.

EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto

ARCHIVO DE GESTION: Archivo de la oficinaproductora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

ARCHIVO HISTORICO: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo dearchivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

CLASIFICACION: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

CONSERVACION: Conjunto de medidaspreventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

ORDENACION
Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

SECCION: En la estructuraarchivística, unidad administrativa productora de documentos.

SELECCIÓN DOCUMENTAL: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse también “depuración” y “expurgo”.

SERIE: Conjunto de unidades documentales de estructuray contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, enel transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

DOCUMENTACION
Es el acto de reunir documents sobreun tema dado y el tratamiento de estos en vista a su difusion

EPISTOLAR
Ética y etiqueta empresarial.

FONDO DOCUMENTAL
El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que ésta realiza.

EXPURGO
Consiste en retirar de los expedientes los...