Vocabulario archivistico

VOCABULARIO ARCHIVISTICO

ARCHIVISTA: Administración documental, casillero, clasificación, conservación, cronológico, documentación, documento, epistolar, estructura funcional, expediente, facsímil, filatelia, flujo, flujo grama, foliación, folio, flanqueadora, franquicia, gestión de documentos, minuta, original, radicación, registrar, prescripción, preclusión, plazo precaucional, archivo,archivo de gestión, archivo histórico, archivo intermedio, legajo, perforar, rotular, marbete, usuario, ordenación, expurgo, transferencia, selección, tablas de retención, fondo documental, serie, sección documental.
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública, en el transcurso de su gestión,conservada respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de historia.
ARCHIVO ADMINISTRATIVO: Es una organización administrativa de gran volumen y complejidad, tan pronto como las oficinas dejan de utilizarlo llegan a este archivo
ARCHIVO ELECTRONICO: Conjunto de documentos electrónicos producidos ytratados conforme a los principios y procesos archivísticos.
ARCHIVO HISTORICO: Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorado y transferido por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.
ARCHIVO INTERMEDIO O CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos degestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
BANCO DE DATOS: Es un sistema de información automatizado que consta de una o más bases de datos, un sistema de gestión de las mismas, programas de aplicación adecuados y el soporte físico del sistema.
CATALOGO: Es uninstrumento que permite conocer a detalle el fondo documental mediante la descripción de cada una de las unidades archivísticas ya sean compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales) que integran las secciones y series del mismo. Los datos que deberá contener una ficha catalográfica son:
1) número progresivo de la ficha
2) cronología: fechas extremas en el caso de expedientes y fechacompleta en el caso de pieza documental.
3) lugar de referencia, la localidad y el estado a que pertenece;
4) elementos de diplomática, definiendo el tipo de documento
5) participante: nombre y apellido de los personajes que registre el documento, sus profesiones, oficios o cargos.
6) temas contenidos, usando la terminología de los documentos y registrando los fenómenos más relevantes que semencionan;
7) figuras: códices, pictografías, pinturas, mapas, ilustraciones;
8) en caso de que el documento no esté en español, especificar la lengua utilizada, ya sea indígena o alguna lengua extranjera; ubicación topográfica indicando: fondo, ramo o colección, número de volumen, número de expediente que le corresponde en el volumen o caja y número de folios (inicio y fin) en el volumen. CORRESPONDENCIA OFICIAL: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.
CORRESPONDENCIA PERSONAL: En este tipo de cartas podemos expresar sentimientos, vivencias y temas que están totalmente prohibidos en la correspondencia comercial.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por unapersona o entidad en razón de sus funciones que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
DOCUMENTO ORIGINAL: Documento que no es una copia.
DOCUMENTO: Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,...