Vocabulario archivistico

R/ ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL: Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo, con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico.ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de historia.

ARCHIVO DE GESTIÓN: Conocido también como archivo(de oficina, administrativo, activo). Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.

ARCHIVO HISTORICO: Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorado y transferido por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones,depósitos o comprar archivos.

ARCHIVO INTERMEDIO Conocido como (archivo central).: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

CASILLEROS: Taquilla. Mueble con filas de departamentos odivisiones, sin cajones ni sierres particulares, para tener clasificados documentos; por ejemplo cartas para distintos destinatarios.

CLASIFICACIÓN: Consistente en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica

CRONOLOGICO: Determina el orden y fecha de los documentos.
DOCUMENTO: Escrito donde se ilustra acerca de algún hecho, y se prueba alguna cosa.ESTRUCTURA FUNCIONAL: Organización por funciones que reúne, en un departamento, a todos los que se dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se denominan funciones.

EXPEDIENTE: Conjunto de todos los papeles correspondientes a un mismo asunto o negocio.

EXPURGO: Consiste en retirar de los expedientes los documentos sin firma, contra-recibos, copias de nóminas, vales de mercancía,contraseñas de los usuarios, solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros de correspondencia y de llamadas telefónicas, tarjetas de presentación y cartas de recomendación, acuses de recibo, resguardos, listas de asistencia, invitaciones, felicitaciones personales, tarjetas informativas y de recordatorio, información de acontecimientos luctuosos o cívicos, tarjetas navideñas, hojas y tarjetasen blanco, formatos y papel que no contengan alguna inscripción. Retirar, además, las grapas, clips, broches, ligas, carpetas de plástico, y todos aquellos elementos que pueden ser perjudiciales para la conservación del papel. Esta tarea se lleva a cabo después de la selección, en el momento en que la documentación es transferida al archivo histórico.

FACSIMIL: Es una copia o reproducción muyprecisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, un mapa o un dibujo a mano alzada.

FILATELIA: Es el conjunto de conocimientos que se tienen sobre los sellos.

FLUJOGRAMA: Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso.

FOLIO: Hoja de un libro o cuaderno.

FOLIACION: Numeración de los folios de unlibro.

FONDO DOCUMENTAL: El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que ésta realiza.

FRANQUEADORA: Las máquinas franqueadoras son dispositivos que estampan signos distintivos tales como sellos postales o cualquier forma autorizada por una...