Vocabulario archivistico

ADMINISTRACION DOCUMENTAL: La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o   grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitacióny conservación. La administración documental esta destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida.
CASILLEROS: mueble con divisiones para clasificar o guardar documentos en sus respectivos órdenes.CLASIFICACION: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección) de acuerdo a la estructura de la entidad.
CONSERVACION: todas aquellas medidas preventivas o correctivas destinadas a proteger y asegurar la integridad fisica y funcional de los documentos, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimasdurante el mayor tiempo posible, a fin de que puedan cumplir las funciones para las que fueron creados.
CRONOLOGICO: es aquel curriculum vitae que organiza la información cronológicamente, partiendo de los logros más antiguos y llegando hasta los más recientes, determinando así las fechas y el orden de los acontecimientos históricos.
DOCUMENTACIÓN: Es la recolección, almacenamiento, clasificación yselección, difusión y utilización de todos los tipos de información
DOCUMENTO: Registro de información recibida o producida por una entidad o persona en razón de sus funciones o de sus actividades que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico, cultural y técnico.
EPISTOLAR: Es un escrito dirigido a determinadas personas o a alguien en particular para un findidáctico y entendible.
ESTRUCTURA FUNCIONAL: es el conjunto de funciones armónica y gradualmente distribuidas en una entidad administrativa,   determinando la existencia de diversos supervisores, cada cual especializado en determinadas áreas.
EXPEDIENTE: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismoasunto.
FACSÍMIL: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.
FILATELIA: es la afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales.
FLUJO: Significa todo el sentido y la secuencia de las etapas del proceso para poder entender e identificar cada paso de una empresa.
FLUJOGRAMA: Son secuencias deactividades que muestran lo que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran o salen del proceso. El flujo grama hace mas fácil el análisis de un proceso para la identificación de las entradas de proveedores; las salidas de sus clientes y de los puntos críticos del proceso.  
FOLIACION: Es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental y podráhacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo. Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.FOLIO: Es una hoja de papel en lacual se plantean diferentes documentos relacionados con la empresa.
FRANQUEADORA: Las máquinas franqueadoras son dispositivos que estampan signos distintivos tales como sellos postales o cualquier forma autorizada por una marca determinada. Estos franqueos pueden ser  sellos postales impresos, estampados o grabados, además de otro tipo de impresiones, como etiquetas, códigos, firmas, textos...