Vocabulario archivistico

VOCABULARIO ARCHIVISTICO
• UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:
En la Unidad de Correspondencia se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes como para los funcionarios de las diferentes dependencias.
• ARCHIVO:
El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar el local donde se conservan los documentosproducidos por otra entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:
El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
El edificio o local donde se custodia dicho fondo.
La institución o servicio responsable de la custodiay tratamiento archivístico del fondo.
Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institución de archivoscompetente en razón de su valor archivístico.
• BIBLIOTECA:
La biblioteca (del griego βιβλιοθήκη biblion = libro y thekes = caja), puede traducirse desde un punto de vista estrictamente etimológico como el lugar donde se guardan los libros.
En la actualidad esta concepción se ha visto hace tiempo superada para pasar a referirse tanto a las colecciones bibliográficas como a las instituciones que lascrean y las ponen en servicio para satisfacer las demandas de los usuarios.
Cualquier colección organizada de libros y publicaciones en serie impresos u otros tipos de documentos gráficos o audiovisuales disponibles para el préstamo o consulta.
Organismo, o parte de él, cuya principal función consiste en construir bibliotecas, mantenerlas, actualizarlas y facilitar el uso de los documentos queprecisen los usuarios para satisfacer sus necesidades de información, investigación, educativas o de esparcimiento, contando para ello con un personal especializado.
• RADICAR:
Procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas y la asignación de un número único de radicación para su identificacióndentro del sistema.
• CONTROL DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIA:
Es la correspondencia que se despacha, para ello se debe llevar un número de CITE solicitado al sistema, el cual lleva un correlativo diferente por oficina y por año. Los pasos a seguir son:
a) En el sistema ingresar a la opción CITES y seguir los pasos para solicitarlo.
b) Una vez asignado el cite, el sistema se encarga de crear undocumento Word con la cabecera y lo graba en el servidor con el siguiente formato de nombre:
c) Toda la correspondencia despachada debe tener un orden correlativo y ser codificada de la manera siguiente:
d) La correspondencia despachada, debe estar firmada por personal ejecutivo, o en su defecto por personal de mando debidamente acreditado para la respuesta. Para el relacionamiento con laAduana Nacional, se debe tomar en cuenta lo establecido en el
Art. 103 del Reglamento de Concesión.
e) Una vez establecidos los datos requeridos para la emisión de la correspondencia, el sistema establece el espacio necesario para la redacción de la carta, la misma que debe ser clara, simple y concreta.
f) Mantener el archivo Word original en el servidor de documentos es de carácter obligatorio. Elusuario puede decidir guardar una copia en su máquina.
g) Imprimir el documento en papel membretado original y dos copias impresas, de acuerdo al siguiente desglose:
Original para el destinatario.
1ª Copia para el sello del remitente y archivo temático.
2ª Copia para el archivo correlativo.
Copias adicionales si el remitente considera necesario.
h) La empresa debe estar respaldada en todo...