Vocabulario archivistico

VOCABULARIO ARCHIVISTICO

ADMINISTRADOR DOCUMENTAL:

Es el que resguarda los documentos, expedientes y   demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación ycustodia de documentos, al fin de mantener la información actualizada y organizada a disposición de la entidad.

ARCHIVO DE GESTION:
También llamado de oficina, contiene los documentos que según laedad de los mismos dentro del ciclo vital corresponden a la primera etapa o edad donde son denominados documentos corrientes que se corresponden con el ejercicio del valor primario o de gestión deestos.

CLASIFICACIÓN:
Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o –si se trata de un fondo particular -con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.

CRONOLÓGICO:
Tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinardicho orden es la fecha o data.

DOCUMENTO:

Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas oprivadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimoniode una actividad del hombre, fijado en un soporte.
Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente o documento.

EXPURGO:

Consisteen retirar de los expedientes los documentos sin firma, contra-recibos, copias de nóminas, vales de mercancía, contraseñas de los usuarios, solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros decorrespondencia y de llamadas telefónicas, tarjetas de presentación y cartas de recomendación, acuses de recibo, resguardos, listas de asistencia, invitaciones, felicitaciones personales, tarjetas...