Vocabulario Archivistico

Vocabulario archivístico

1) Documentación - Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia delejercicio de sus funciones específicas.

2) Gestión de documentos - Concepto que puede ser utilizado en  la gestión de la información registrada creada o recibida por una organización en el desarrollode sus actividades y que se conserva como información o prueba.

3) Registrar - Registro de los documentos que entran y salen de la entidad, posibilitando también su digitalización con el fin deagilizar el acceso a la información por parte del usuario.

4) Radicación - Consiste en registrar o radicar los datos contenidos en los documentos.

5) Minuta - Borrador que se hace anotandolas partes esenciales, para copiarlo después y extenderlo con todas las formalidades necesarias para su perfección. 

6) Perforar - Acción que se realiza a los documentos que se archivaran, serecomienda en lo posible no hacerlo, puesto que se puede perder información.

7) Administración documental - Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

8) Flujograma -Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso. Además de la secuencia de actividades, el flujograma muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios queentran y salen del proceso, las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas.

9) Expurgo - Consiste en retirar de los expedientes los documentos sin firma, contra-recibos,copias de nóminas, vales de mercancía, contraseñas de los usuarios, solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros de correspondencia y de llamadas telefónicas, tarjetas de presentación y...