Vocabulario archivistico

DESPACHO DE DOCUMENTOS
TALLER 1.

1. EQUIPOS, MUEBLES Y ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA RECEPCION Y DESPACHO DE DOCUMENTOS.

Para la RECEPCIÓN y DESPACHO de documentos es necesario que la unidad de correspondencia de toda entidad cuente con implementos indispensables para poder llevar a cabo una debida realización de las funciones correspondientes entre los cuales están:

Los equipos…• El computador La impresora El escáner
• El fax La fotocopiadora El teléfono
• El reloj La maquina de escribir

Los elementos…

• Clips-metálico, plástico Ganchos de cosedora
• Perforadora Cosedora
• Carpetas Sobres-Manila, ventanilla, carta, oficio
• Esferos Taja lápiz
• Borrador Tapete acrílico
• Cinta mágica Lápiz
• Sellos– radicador, recibido, despacho, fecha, copia
• Cortapapel Hojas papel
• guillotina rótulos
• archivadores formatos de registro
• resaltadotes tijeras microfilmadora

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IMPRESORA COSEDORA: COSEDORA INDUSTRIAL:

COMPUTADORES SACAGANCHOS: CALCULADORA

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GUILLOTINA: SELLOS ESTANTERIAS

:

EQUIPOSTELEFONICOS MEMORIA FLASH
SOBRES DE MANILA

FAX:

SCANNER

CDS

TONER

CORTAPAPEL

PERFORADOR
El mobiliario…
El mobiliario que se requiere para la recepción así como también para el despacho de documentos son principalmente los siguientes:

En virtud que lasunidades de correspondencia están asignadas para el recibo y envío de documentación; esta debe estar con mobiliarios cómodos y adaptables para la correspondencia estos son algunos de los muebles con los que podemos contar:

Mesas: están diseñadas para un mejor manejo de la correspondencia, la facilidad de diligenciamiento e formularios o firmas, también sirven para ubicar los equipos y elementos decorrespondencia.

Sillas ergonómicas: son para el uso de los usuarios, para su comodidad y estas sillas son de cuatro patas y tiene un espaldar para acomodar la espalda.

Casillero: contiene cajones de ordenación de correspondencia es un mueble muy fácil de utilizar y muy cómodo. Las unidades de correspondencia deben contar con divisiones proporcionales que permitan el almacenamiento temporalde las mismas.

Estantes: estos están situados con el fin de la ordenación y rápida localización de correspondencia.

Además estos son fáciles de ubicar y son de durabilidad. Están elaborados con hierro y sus patas tienen un agarre muy específico, también sus puestos permiten una ordenación más cómoda y resiste cualquier carga pequeña.

2. ESTRUCTURA ORGANICO-FUNCIONAL DE LA EMPRESA.

Laestructura orgánico-funcional de cualquier empresa es un instrumento que sirve de ayuda para tener una visualización de la estructura interna de la organización.
El organigrama es donde se pueden observar los niveles jerárquicos de una empresa u organización estos presentan ventajas al igual que desventajas, una de las ventajas es la de que muestra quien depende de quien, y entre sus desventajasesta la de que estos representan la estructura interna de la organización de cómo era antes pero no de cómo es ahora.

ORGANIGRAMA:

El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para análisis teóricos y la acción practica

Son sistemas de organización que se representa en forma intuitiva y con objetividad representándose, por la unión delos cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad. También son llamados cartas o gráficas de organización. 

Los organigramas señalan la vinculación que existe entre sí de los departamentos a lo largo de las líneas de autoridad principales.

SU CLASIFICACION…

Estructurales. Muestran solo la estructura administrativa de la empresa.
Funcionales. Indican en el cuerpo...