Vocabulario Archivistico

TERMINOS ARCHIVISTICOS

Administración Documental: Es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Casilleros: Mueble con filas de departamentos o divisiones, sin cajones ni cierres particulares, para tener clasificados documentos.Clasificación: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Esta operación se encuentra dentro de la fase de tratamiento archivístico denominada identificación.

Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, las posibles alteraciones físicas en los documentos y, por otra,la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.

Cronológico: Tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho orden es la fecha o data.

Documentación: Es el conjunto de documentos, que reunidos orgánicamente, tratan un tema y tienen un fin determinado.

Documento: Es toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se   guarda la información de un acto o hechorealizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.

Epistolar: Escritura dirigida o enviada a una persona o un grupo de personas que habitualmente toma la forma de carta.

Estructura funcional: Organización por funciones que reúne, en un departamento, a todos los que se dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se denominan funciones.

Expediente: Conjunto de documentosrelacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística.

Facsímil: Es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor.

Filatelia: Son aquellos documentos que tienen sellos de correos o conocimiento de ellos.

Flujo: Significa todo el sentido y la secuencia de las etapas del proceso para poder entender e identificar cadapaso de una empresa.

Flujograma: Gráficos que indican el movimiento del trabajo, tales como el trámite de un formulario, la confección o transformación de un objeto o los pasos de un procedimiento.

Foliación: Poner el número a los folios de un documento

Folio: Las hojas que componen un documento correspondiendo a cada folio dos páginas y se enuncian como folio frente y folio vuelto.Franqueadora: Es un dispositivo que permite activar el sistema contable.

Gestión de documentos: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

Minuta: Borrador deun documento donde se expresan algunos datos esenciales, que permiten posteriormente elaborar una comunicación.

Original: Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

Radicación: Procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas y la asignación de un número único de radicaciónpara su identificación dentro del sistema.

Prescripción: condición por la cual se extinguen los plazos para la adquisición o perdida de derechos contenidos en los documentos.

Plazo Precaucional: Lapso de tiempo determinado para tomar una decisión.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidadpública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora de los documentos donde se reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa...