Vocabulario Archivistico

VOCABUARIO ARCHIVISTICO

MONICA ALEJANDRA VALENCIA CORREA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

SENA
COMPLEJO TECNOLÓGICO PARA LA GESTIÓN AGRO-EMPRESARIAL
SANTA ROSA DE OSOS
2012

VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO
Archivador: Son aquellos muebles de oficina para almacenar los documentos de forma organizada. Es de importante su implementación ya que nos ayuda a mantener en orden los documentos, deforma ordenada.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Es importante paranosotros en un campo laboral el saber su significado para su orden esencial.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Es importante su conocimiento para su orden en la oficina.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos degestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Son aquellos trámites o documentos que tiene continuo movimiento en la oficina.

Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarsepermanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Es importante su conocimiento por su valor histórico.

Camisa: Cubierta en papel doblado para la protección de documentos o expedientes. Es importante para su protección yconservación.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Es importante para su conservación en la el archivo.

Clasificación: Ordena y clasifica de manera ordenada los documentos más importantes y/o de menos importancia para identificar las de más importancia o de menos importancia. Es importante para ordena y mantenerclasificados aquellos documentos que se deben mantener en un lugar adecuado según su contenido.

Conservación: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Es importante para obtener su valor representativo o importancia para la organización y/o de más, para su adecuado aseguramiento.

ConservaciónPermanente: Son aquellos documentos que por su valor representativo no se pueden eliminar y se debe mantener como conservado. Es importante para mantener uno o varios documentos de gran valor y/o importancia para con la organización.

Custodia: Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea latitularidad de la misma. Es importante su conocimiento para su adecuada conservación.

Depósito: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo. Es importante para la adecuada ubicación o depósito de los documentos.

Descripción: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y desus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. Es importante para dar un determinado proceso de almacenamiento con su adecuada descripción.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Es importante ya es el medio por el cual va escrito o estipulado la información que luego se clasifica según su importancia....