Vocabulario Archivistico

Primer punto
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicandoprincipios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez máscompleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales
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* LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

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Francisco J Salazar M
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miércoles, 19 de marzo de 2008
LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

“Un factor importante para la gestión empresarial”
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La administracióndocumental regula la función archivistica en las empresas, formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental. Sabemos que la administración documental es una función de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente.
Vemos que actualmente hay una cierta preocupación por el papel de laadministración documental en el país y se plasma en los testimonios de la doctora Marcela Otálora Restrepo, este fue el mensaje que se le compartió a cerca de 35 clientes invitados por REDSIS a un desayuno de trabajo, para presentarles su solución Administración Documental:
“El objetivo de esta charla era transmitirles la importancia que sigue teniendo el papel como documento, porque estamos hablando denuevas tecnologías de documentos electrónicos, sistematizados, digitales y queríamos recordarle a la gente que en Colombia todavía seguimos necesitando el papel para muchos asuntos legales, fiscales, administrativos y que esas soluciones de Gestión Documental sistematizadas, mejoran el manejo de documentos en papel, mejoran los archivos en general, pero no los elimina ni los obvia que es la ideaequivocada que tienen muchos.”
Es claro que estos testimonios son ciertos, pues muchos obvian el significado de documento en papel, piensan que los documentos en soporte papel son simplemente basureros que acumulan las empresas por obligación y no se dan cuenta del valor trascendental en la toma de decisiones que tienen estos. Por estos motivos creo que el papel del archivista o archivero enColombia se toma en segundo plano, por tal motivo las empresas no se preocupan por capacitar a sus archiveros y es cuando se presentan los factores de error. Esta claro que hoy hay muchas tecnologías para la conservación documental y que tiene que estar presentes en la administración documental, pero no se debe perder el significado de documento en papel.
FUNCIONES OPERATIVAS:
1. Control deIngreso de la Documentación.
2. Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).
3. Descripción (Inventarios, e Indización).
4. Aplicación de las Normas Internacionales de Descripción Archivística
5. Gestión Documental
6. Creación de un Sistema de Información para el control, localización y Digitalización de la Información Estratégica
7. Conservación.
8.Servicio y Control de Préstamo de la Archivalía
9. Selección, Traslado de la Documentación
NORMATIVAS:
1. En la organización documental, se deberá respetar el Principio de Procedencia Administrativa, en las series documentales deberán ser respetadas en su producción original y en su procedencia administrativa. El área quien de acuerdo a sus facultades y funciones produzca o reciba un...