Vocabulario archivistico

VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO


Términos Archivísticos.

Objetivos:

Identificar los términos técnicos del módulo Fundamentos Básicos de Administración Documental para incorporarlos al vocabulario habitual.
Incorporar al que hacer cotidiano el vocabulario archivístico, mediante la conceptualización, para optimizar el desarrollo de los procesos técnicos.

La identificación con unaespecialidad se logra a partir del momento en que se introyecte el léxico técnico; esto posibilita la ubicación en un contexto general y da una visión global del área.
El adecuado manejo del vocabulario técnico de la especialidad permite discernir entre el objeto, el término y su aplicación. Adicionalmente, da status a la persona que se desenvuelve en el medio laboral o en su cotidiana relación con losdemás.
Con el fin de obtener unidad en la definición de criterios y alcance de los términos más generales, empleados en materia de archivo, se adopta el vocabulario técnico como parte integral del módulo Fundamentos Básicos de Administración Documental.

Este vocabulario esta conformado con base en los conceptos archivísticos de diferentes autores que se trabajarán en el desarrollo del módulo, endiccionarios y manuales y algunos conceptos son aportes y adaptaciones del Archivo General de la Nación, ente rector de las políticas archivísticas.


Administración Documental: La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividadesdirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.

Casillero: Es un algoritmo deordenamiento que distribuye todos los elementos a ordenar entre un número finito de casilleros.

Clasificación: Se considera como la distribución de documentos escritos de interés para la empresa, suministrando a cada uno un orden específico de acuerdo a sus características.

Conservación: (documentos históricos) La tecnología más puntera para la conservación de una materia en riesgo de descomponerse.Cronológico: Ordenación que se da a los documentos de acuerdo con las divisiones del tiempo (año, mes, día).

Documentación: Es el conjunto de documentos, que reunidos orgánicamente, tratan un tema y tienen un fin determinado.

Documento: Significa cualquier símbolo convencional escrito o dibujado, que puede servir para suministrar o conservar la información. Su definición varía de acuerdocon la rama del saber que lo estudia. Cualquier soporte de cualquier índole que contiene información de interés para una determinada materia.

Epistolar: Carta misiva que se escribe a los ausentes.

Estructura Funcional: Es el conjunto de funciones armónica y gradualmente distribuidas en una entidad administrativa.

Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generadosorgánica y funcionalmente por un sujeto productor de la resolución de un mismo asunto.

Facsímil: Es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, un mapa o un dibujo a mano alzada.

Filatelia: La filatelia es la afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales.

Flujo:El flujo es el estado mental de operación, en el cual la persona esta completamente inmersa en lo que está haciendo. Se caracteriza por un sentimiento de enfoque energizado, de total envolvimiento en la tarea, y de éxito en el proceso de la actividad.

Flujograma: El flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo,...