Vocabulario archivistico

NOMBRE: SAMIR VERGARA VERGARA
FECHA: 27/08/2012
ACTIVIDAD: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
TEMA: vocabulario archivístico

ADMINISTRADOR DOCUMENTAL:

Es el que resguarda los documentos, expedientes y   demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, al fin de mantener la información actualizada yorganizada a disposición de la entidad.
EXPURGO:

Consiste en retirar de los expedientes los documentos sin firma, contra-recibos, copias de nóminas, vales de mercancía, contraseñas de los usuarios, solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros de correspondencia y de llamadas telefónicas, tarjetas de presentación y cartas de recomendación, acuses de recibo, resguardos, listas de asistencia,invitaciones, felicitaciones personales, tarjetas informativas y de recordatorio, información de acontecimientos luctuosos o cívicos, tarjetas navideñas, hojas y tarjetas en blanco, formatos y papel que no contengan alguna inscripción. Retirar, además, las grapas, clips, broches, ligas, carpetas de plástico, y todos aquellos elementos que pueden ser perjudiciales para la conservación del papel.Esta tarea se lleva a cabo después de la selección, en el momento en que la documentación es transferida al archivo histórico.
FOLIACIÓN:

Es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.
Los errores (muy comunes en esta tarea), puedencorregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.

FLUJOGRAMA:

Gráficos que indican el movimiento del trabajo, tales como el trámite de un formulario, la confección o transformación de un objeto o los pasos de un procedimiento.
MINUTA:Borrador de un documento donde se expresan algunos datos esenciales, que permiten posteriormente elaborar una comunicación.
SECCION DOCUMENTAL:

En teoría la sección documental es una subdivisión del fondo, identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo. La sección es, pues, el conjunto de documentos generado enrazón de la actividad de esa subdivisión orgánica o funcional.
SERIE:
Cada sección documental o subsección está integrada por documentos agrupados en series, que son el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función.
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL

Documentos producidos por una actividad que obedece a una función específica que estáregulada por un procedimiento o trámite y que contiene formatos, contenidos y soportes semejantes. De acuerdo con esta definición, de cada actividad y/o función se deriva un documento. Así de la función catastral tenemos, por ejemplo, la formulación de un padrón y cédulas catastrales; de los ingresos y egresos resultarán los padrones o libros de diario, de caja, pólizas, recibos, facturas, órdenes decobro o pago; de la averiguación de un delito, órdenes de presentación, peritajes, mandamientos, etcétera.

ADMINISTRACION DOCUMENTAL: 
Es la manera práctica de organizar y administrar todo tipo de documentos que se generan en una empresa u organización con el fin de tener facilidad para encontrarlos reduciendo con esto tiempo en los procesos, es un sistema bastante funcional.
FLUJO:
Es lacirculación de los documentos dentro de la organización.
FOLIO: 
Es una hoja
FRANQUEADORA:
Son dispositivos que estampan signos distintivos tales como sellos postales o cualquier forma autorizada por una marca determinada

FRANQUICIA:
Las Franquicias son un tipo de relación contractual entre dos personas jurídicas: el franquiciador y el franquiciado. Mediante el contrato de franquicia el...