Vocabulario archivistico

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VOCABULARIO ARCHIVISTICO
* UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:
En la Unidad de Correspondencia se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos ycomunicaciones internas y externas, tanto para los jefes como para los funcionarios de las diferentes dependencias.
* ARCHIVO:
Es el lugar donde se conservan los documentos producidos por otra entidadcomo consecuencia de la realización de sus actividades.

* BIBLIOTECA:
Es como el lugar donde se guardan los libros.
Cualquier colección organizada de libros y publicaciones en serie impresos uotros tipos de documentos gráficos o audiovisuales disponibles para el préstamo o consulta.

* RADICAR:
Procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a laentidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas y la asignación de un número único de radicación para su identificación dentro del sistema.
*CONTROL DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIA:
Toda lacorrespondencia despachada debe tener un orden correlativo y ser codificada de la manera siguiente:
La correspondencia despachada, debe estar firmada por personal ejecutivo, o en su defecto por personalde mando debidamente acreditado para la respuesta. Se debe mantener el archivo Word original en el servidor de documentos es de carácter obligatorio. El usuario puede decidir guardar una copia en sumáquina.
Imprimir el documento en papel membretado original y dos copias impresas
La empresa debe estar respaldada en todo momento, con el sello de la entidad que recibe la correspondencia en la copia1 y debe ser archivada por la persona encargada en cada oficina.
* DOCUMENTO VITAL:
Los Documentos Vitales son aquellos que poseen un valor crítico para su Empresa, y son únicos e irremplazables,por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser almacenados y preservados. Ejemplo de estos documentos son los registros de la constitución de la empresa, títulos, contratos,...