Vocabulario archivistico

TEMA: VOCABULARIO ARCHIVISTICO
PRESENTADO POR: RUTH CONSUELO CORDOBA LOPEZ

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de losfondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico.
CASILLERO
Mueble con varios senos o divisiones, para tener clasificados papeles.

CLASIFICACION
Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales definidas de acuerdo con la estructura orgánico – funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/oasuntos).

CONSERVACION
Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

CRONOLOGICO
Es la ordenación de los documentos en el cual se toma el tiempo como elemento fundamental. El orden cronológico tiene gran importancia en todas lasmanifestaciones humanas. Su uso indirecto abarca todos los sistemas de ordenamiento.

DOCUMENTACION
Documento o conjunto de documentos, generalmente de carácter oficial, que sirven para la identificación personal o para acreditar alguna condición.

DOCUMENTO
Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas,públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etc.) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre, fijado en un soporte.

ESTRUCTURA FUNCIONAL
Cuando las empresas trabajan realmente enfocándose en el cliente, para ello debe contar con una estructura operativa, siesto no lo realiza la empresa se puede decir que sigue trabajando para el jefe.

EXPEDIENTE
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

FACSIMIL
Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.

FILATERIA
Uso dedemasiadas palabras para explicar o dar a entender un concepto.

FLUJO
Asegurarse que la información generada por las oficinas mediante sus labores este circulando como se requiere, puede prepararse una tabla que muestra a todo el personal como utilizar la información, como será utilizada por cada miembro de la organización, que tan detallada necesita ser y que informes se requieren de acuerdo a lainformación que se planea recolectar.

FLUJOGRAMA
Constituye una herramienta que permite visualizar de una manera gráfica las distintas actividades que se llevan a cabo al interior de un proceso, en forma secuencial. Ellos ilustran cada paso o actividad, la generación de un documento, el archivo delos datos, la toma de decisiones y la necesidad de concebir determinada actividad como unsubproceso independiente.

FOLIACIÓN
Es la numeración de todas y cada una de las hojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.
Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se hará al términode la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.

FOLIO
Hoja, la que se numera.

FRANQUEADORA
Máquinas franqueadoras son dispositivos que estampan signos distintivos tales como sellos postales o cualquier forma autorizada por una marca determinada. Estos franqueos pueden ser  sellos postales impresos, estampados o grabados, además de otro tipo...