Vocabulario archivistico

VOCABULARIO ARCHIVISTICO

ADMINISTRACION DOCUMENTAL:
Es la manera práctica de organizar y administrar todo tipo de documentos que se generan en una empresa u organización con el fin de tener facilidad para encontrarlos reduciendo con esto tiempo en los procesos, es un sistema bastante funcional.
CASILLEROS:
Se dice que en administración documental es un mueble dividido en partes paraguardar documentos o se le puede llamar biblioteca.
CLASIFICACION:
Es un proceso de selección en administración documental por tipos o clases de documentos,
CONSERVACION:
Esta se efectúa con el fin de proteger los documentos de daños que pueden ocasionarles factores como el tiempo, el ambiente, el clima etc.
CRONOLOGICO:
Es el orden que se debe llevar al momento de archivar los documentos yeste se refiere a las fechas, o sea que se organizan desde el más antiguo hasta el más reciente.
DOCUMENTACION:
Manera por la cual se procesa información
DOCUMENTO:
Testimonio material de un hecho o acto realizado, registrando la información en un soporte como papel, magnético, etc.
EPISTOLAR:
Es realizar una escritura dirigida o enviada a una persona o un grupo de personas que habitualmentetoma la forma de carta.
ESTRUCTURA FUNCIONAL:
Distribución y orden de las partes importantes que componen un todo.
EXPEDIENTE:
Son aquellos que reúnen la documentación necesaria para sustentar un acto administrativo.
FACSIMIL:
Es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, etc.
FILATEDIA:
Es laafición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales.
FLUJO:
Es la circulación de los documentos dentro de la organización.
FLUJOGRAMA:
Es la representación grafica de los movimientos de los documentos dentro de la empresa u organización.
FOLIACION:
Es enumerar folios
FOLIO:
Es una hoja
FRANQUEADORA:
Son dispositivos que estampan signos distintivos tales comosellos postales o cualquier forma autorizada por una marca determinada
FRANQUICIA:
Las Franquicias son un tipo de relación contractual entre dos personas jurídicas: el franquiciador y el franquiciado. Mediante el contrato de franquicia el franquiciador cede al franquiciado la licencia de una marca así como los métodos y el saber hacer necesario de su negocio a cambio de una cuota periódica.GESTION DE DOCUMENTOS:
Planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
MINUTA:
Proyecto o borrador de un escrito o documento que sirve de base para elaborarlo posteriormente.
ORIGINAL:
En documentación es el origen, el primer documento realizado.RADICACION:
Procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas y la asignación de un número único de radicación para su identificación dentro del sistema
REGISTRAR:
Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias,instituciones o personas naturales.
PRESCRIPCION:

PRECLUSION:
Conjunto de papeles que se guardan u ordenan juntos por tratar de una misma materia.
PLAZO PRECUSIONAL:
Es decir, el tiempo en que los documentos se conservan con el objeto de responder a reclamaciones administrativas
ARCHIVO:
Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por personafísica o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competente en razón de su valor archivístico
ARCHIVO DE GESTION:
También llamado de oficina, contiene los documentos que según la edad de los mismos dentro del ciclo vital...