Vocabulario

Vocabulario Archivístico
1.SIGNIFICADO

Administración documental: Son aquellas actividades y tareas que se realizan a través del soporte papel aunque actualmente se complementan con los soportes electrónicos. Comentario Olga. Es todo lo que se produce en una oficina y por ende en una empresa, donde se gestiona trámites, contratos, compra, ventas, en la vida de la empresa.
ComentarioAna. “Para mi la administración de documentos como su nombre lo indica es saber administrar bien todos los documentos de distinto origen y dependencias que entran y salen de un empresa”

Casillero: Mueble con varios senos o divisiones, para tener clasificados papeles u otros objetos. Comentario. Este mueble nos permite guardar todos nuestros documentos, tanto los producidos en la empresacomo aquellos que se reciben y facilitan la labor de consulta, de probar alguna diligencia, permiso etc.
Comentario Ana. Mueble con ciertas características donde se puede organizar los documentos para su fácil uso”

Clasificación: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección) de acuerdo a la estructura de laentidad. Comentario. Para archivar debemos ceñirnos a un orden, por lo tanto es vital separar la documentación o los archivos sea en el material que se tengan y conocer cómo se va a guardar.
Comentario Ana. “Es saber como ordenar los documentos puede ser de acuerdo a su origen y muchas otras maneras”

Conservación: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de losdocumentos. Comentario. En toda entidad existen muchos documentos, que por su valor histórico, probatorio y demás usos se le debe dar un tratamiento especial para guardarlo y evitar que se deteriore, para eso hoy en día se están exigiendo carpetas especiales y condiciones del local con requerimientos que permita seguridad y el buen cuidado de los archivos.
Comentario. “Hay diferentes manerasde conservar los documentos lo cual es muy importante porque existen documentos de importante valor histórico y es deber de la persona que lo custodia saber consérvalo”

Cronológico: Organización realizada teniendo en cuenta la fecha y/o el orden de la expedición del documento. Comentario. En las oficinas es bueno aplicar esta forma de clasificar, primero por ser norma y segundo por quefacilita cualquier consulta de algún trámite o recepción de documentación.
Comentario ana. “Yo clasificaría cronológicamente no todos los archivos si algo importante seria colocar en los AZ donde se archiva los documentos colocar el año a que pertenecen los documentos para su fácil acceso en caso de necesitarlos después de varios años”

Documentación: Es la recolección, almacenamiento,clasificación y selección, difusión y utilización de todos los tipos de información Comentario. Son las bases de datos, cartas, actas, minutas, recopiladas por ser los soportes de la vida de la empresa por lo cual recibe un trato especial en su cuidado, conservación y todo lo que tenga que ver con su archivo.
Comentario Ana. “Lo mas importante de una empresa o cualquier empresa o entidad que mantengacierta información es la vida de la empresa de la cual dependen todos los procesos”

Documento: Registro de información recibida o producida por una entidad o persona en razón de sus funciones o de sus actividades que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico, cultural y técnico. Comentario. Son las actas, comunicaciones, todo lo que se consigna, texto,escrito que se deja como evidencia de algún tramite, reunión, aprobación de algo.
Comentario Ana. “Pueden presentarse en diferentes medios como son en físico en medio magnético u otros pero siempre con cierta importancia y son testimonio de cualquier proceso”

Expediente: Es la forma documental de mayor uso en la administración pública. Se inicia a instancias de personas interesadas o por...