Vocabulario

EPISTOLAR:
Escritura dirigida o enviada a una persona o un grupo de personas que habitualmente toma la forma de carta.

ESTRUCTURA FUNCIONAL:
El conjunto de relaciones de trabajos expresamente establecidas para facilitar el logro de los objetivos de la organización. Se representa por medio de un organigrama. // ORGÁNICA Los documentos se producen y generalmente se agrupan de tal manera quereflejan el entramado de la organización. Normalmente las instituciones están divididas en dependencias a cada una de las cuales les corresponde una actividad para el cumplimiento de la función. Organización por funciones que reúne, en un departamento, a todos los que se dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se denominan funciones.

EXPEDIENTE:
Conjunto de papeles de trabajo quetienen una especial importancia debido a que su contenido no es únicamente de utilidad para el ejercicio que se tramita, sino para tramites, consultas, utilización posterior; esto se debe a que el expediente contiene información orgánica, económica, de balance, de control interno, histórico, de actas, etc.

FACSÍMIL:
Copia o reproducción exacta de un libro, un impreso, un dibujo, una firma, etc.FILATELIA:
(Con filo- y el gr. atelés, sin pago de portes, signif. que tiene el sello.) Afición a los sellos de correos y conocimiento de ellos. // f. Conocimiento y afición a los sellos, especialmente a los de correos.

FLUJOGRAMA:
Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso empresarial.

FOLIACION:
Numeración interrumpida en cada documento, tomo ovolumen, es decir, que cada unidad tiene su propia numeración, empezando en 1. En algunos tipos documentales, sobre todo cuando conforman series divididas en tomos o volúmenes, suelen usarse dos tipos de foliación; una, corrida, para el tomo o volumen, y otra, discontinua, para el número concreto. La primera suele ponerse al pié, y la segunda, a la cabeza. Otra forma es la de poner entre corchetes losfolios corridos, y si ellos los discontinuos, ambos en la misma línea; en este caso, el primero iría al exterior (a la izquierda en las páginas pares y a la derecha en las impares), y el segundo, al lomo (a la derecha en las páginas pares y a la izquierda en las impares).

FOLIO:
Hoja de un libro o cuaderno, particularmente cuando están numerados por hojas y no por páginas. Número con que senumeran las páginas de un expediente, publicación periódica, folleto, para identificar cada pieza documental. // Línea, generalmente situada a la cabecera de la página, en la que se hacen constar los datos; nombre de la entidad productora, fecha, número de la página. (Del latín folium, hoja) La cifra con que está foliada cada una de las páginas u hojas de un Documento.

GESTION DE DOCUMENTOS:Ligada íntimamente a la valoración de documentos, comprende: planificación, control, dirección, organización, promoción y otras actividades de gestión relativas a los documentos antes de llegar a los archivos históricos, incluyendo el manejo de la correspondencia, formularios, micro-formas, técnicas de la automatización de datos, etc. La eficacia del sistema se traducirá en la obtención de calidad ycantidad de los documentos producidos, evitando la acumulación irracional, simplificación de actividades, coordinación entre órganos productores y archivos, eliminación sistemática, información al día, información complementaria, en definitiva fluidez y eficacia.

MINUTA:
Es el documento que se confecciona como comprobante de alguna actividad interna de la empresa, generalmente cuando no tieneotro tipo de documento que la respalde.

ORIGINAL:
De origen. Originario. Se aplica a la primera de varias cosas que proceden sucesivamente una de otra. //Se aplica a las cosas que no son repetición, copia o imitación de otras.

RADICACION:
Procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas y...