Winisis

Proceso G: Exportación e importación de datos y modificación de
las bases de datos
Una base de datos requiere un servicio de administración continuo, que asegure un
control de calidad riguroso, una óptima seguridad para la información almacenada y la
correcta manipulación de los datos.
El proceso que se expone a continuación integra un conjunto de funciones y
procedimientos quepermiten asegurar el buen funcionamiento de los archivos maestro e
invertido, los servicios de mantenimiento e intercambio de datos que afectan al archivo
maestro y los servicios de creación y mantenimiento del archivo invertido ( o diccionario
de términos de búsqueda).
Cuadro sinóptico de tareas. Proceso G.
Páginas
G.1 Dar mantenimiento al archivos invertido de la base de
datos
G.2Exportar datos en formato ISO-2709
G.3 Modificar la base de datos
G.4 Modificar o crear una nueva Hoja de Entrada (FMT)
G.5 Modificar la Tabla de Selección de Campos (FST)
G.6 Modificar y crear formatos de impresión (PFT)
G.7 Modificar la información en la base de datos
G.8 Intercambiar datos mediante el una FST de reformateo
G.9 Mantener actualizada y compactada la base dedatos
WinIsis para la administración de bases de datos bibliográficas 114Tarea G.1 Dar mantenimiento al archivos invertido de la base de datos
Toda la información que es ingresada a la base de datos queda almacenada en los
archivos maestro e invertido (inverso).
Figura 77 Mantenimiento de los archivos de la base de datos
Para actualizar los datos ingresados, utilice la opciónGeneración completa del archivo
Inverso.
a) Es importante que recuerde el uso de la opción Re-inicialización del Archivo
inverso, que sirve para eliminar los registros ingresados a la base de datos. Tenga
presente, eso sí, que sólo cabe utilizarla cuando se quiere eliminar completamente
la información de esa base.
b) Se le recomienda hacer respaldos de la base de datos cada cierto tiempo.Pero,
antes de hacerlo, es conveniente que haya generado el archivo invertido.
Debe hacer una copia de todos los archivos que integran la base de datos, los
cuales están ubicados en la carpeta bases y en la subcarpeta desast. Por
seguridad, haga una copia idéntica del directorio desast.
Tarea G.2 Exportar datos en formato ISO-2709
a) Para efectuar la exportación de un archivo ISIS aISO, seleccione Exportar en la
opción Bases de datos (desde el menú principal). De este modo podrá
intercambiar bases de datos, parcial o totalmente.
b) Deberá dar un nombre al archivo de salida que tendrá los registros almacenados.
Lo puede observar en la siguiente pantalla:

WinIsis para la administración de bases de datos bibliográficas 115Figura 78 Pantalla para laexportación de datos en Winisis
c) En esta pantalla de trabajo se completan los siguientes campos :
• La dirección y nombre del archivo iso de salida y los separadores de campos y
registros. El programa los toma por defecto, a no ser que se hayan cambiado en
el syspar.par. Sin embargo, esto puede ser cambiado según convenga a la
persona que está manipulando el programa.
• El intervalo delMFN: especifica el MFN en que se va a iniciar la exportación
de registros y el MFN en que va a finalizar. Si va a exportar la base completa, y
no tiene más de 9999999 registros, puede dejar los parámetros definidos por
defecto.
• FST para reformateo: Parámetro opcional. Déjelo en blanco si no va a realizar
cambios. Se usa para intercambiar registros de bases de datos con formatosdistintos.
Por ejemplo, si quisiera importar un registro en que el campo del autor está
en la etiqueta 10 y desea pasarlo a la etiqueta 16.
O puede utilizarlo para convertir un campo repetible. Tendrá que diseñar previamente una
FST especial, donde se definan los cambios que desea. Si tiene una FST para el
reformateo de los campos, debe colocar el nombre en la casilla correspondiente.
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