Workflow

BASES TÉCNICAS
SOLUCIÓN INTEGRAL DE WORKFLOW

INDICE CONTENIDOS

Contenidos Página

I RESUMEN EJECUTIVO DE LA ESPECIFICACION 3

II OBJETIVOS GENERALES DE LA LICITACIÓN 3

III OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA LICITACIÓN 4

IV DESCRIPCIÓN TECNOLOGICO DE LA ZONA FRANCA DE IQUIQUE S.A. 5

V FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA 6

V.1 DESCRIPCIÓN GENERAL DE REQUERIMIENTOS 6
V.2 ASESORÍA7
V.3 CAPACITACIÓN 7
V.4 CONSULTAS, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE TAREAS 8
V.5 AMBIENTE DE SIMULACIÓN 8
V.6 ACCESO Y REGISTRO DE ACCIONES (AUDITORIA) 9

VI GLOSARIO 10

VII PROCESOS A OPTIMIZAR 11

VII.1 Optimización de la situación actual 11

VIII DOCUMENTACIÓN DE LA SOLUCIÓN 38

RESUMEN EJECUTIVO DE LA ESPECIFICACION

La Zona Franca de Iquique S.A. requiere de laimplementación de una solución integral de Workflow que considere software, análisis, diseño, asesoría, optimización y parametrización de los flujos de trabajos en el tiempo, es decir un software administrable y configurable de acuerdo a las necesidades y cambios de la empresa.
Este documento contiene flujos e información relevante para optimizar, los primeros procesos del proyecto, loscuales están asociados a la generación, control y aprobación de contratos y convenios de nuestros clientes, se consideran acciones y etapas donde se relaciona las Gerencias de Negocios y de Asuntos Legales.
Adicionalmente, uno de los objetivos de esta licitación es la asesoría y estudio de los procesos levantados de manera de lograr una optimización de ellos antes de su automatización.OBJETIVOS GENERALES DE LA LICITACIÓN

El objetivo de esta licitación es adquirir una Solución Integral de Workflow para la Zona Franca de Iquique S.A., que considere el software, asesoría, diseño e implementación que permitan proveer a los funcionarios de nuestra empresa las capacidades para automatizar la gestión de los procesos.
La solución debe permitir la creación, administración,uso de flujos de trabajo, de documentos que acompañen los flujos, así como también la generación de documentos dentro de los procesos, realizar seguimiento y control de las actividades asociadas en la generación de los documentos y con sus respectivas búsquedas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA LICITACIÓN

Los objetivos específicos de esta licitación consisten en:

▪ Disponer de unsoftware de workflow, que permita automatizar la gestión de procesos, permitiendo la creación, administración, uso de flujos de trabajo y la administración del ciclo de vida de los documentos que acompañan estos flujos.
▪ Disponer de una solución que permita implementar otros procesos que el Zofri S.A. determine.
▪ Disponer de una solución integral que permita, en esta instancia, laautomatización de los procesos que permiten la emisión y control de Contratos y Convenios, indicados en el presente documento.
▪ Disponer de una solución que permita una definición inicial de los procesos y su modificación o edición en el tiempo de acuerdo a las necesidades de la compañía.
▪ Disponer de una solución que permita la asignación de responsables para cada etapa definida en el proceso,así como también la definición y asociación de roles, de acuerdo a la responsabilidad del empleado, por ejemplo una misma persona puede ser: asignador, ejecutor, revisor u otro, dependiendo del proceso.
▪ Disponer de alarmas o avisos, de modo que pueda una alerta asociarse a distintos eventos. Se debe considerar la configuración y adaptación de la cada alerta.
▪ Disponer de una soluciónque incorpore reglas y control del desarrollo del proceso, por ejemplo, si un documento se inicia con un flujo debe terminar con dicho flujo.
▪ Disponer de una solución que controle el acceso a los documentos, el cuál debe ser coherente con los permisos a las actividades o procesos definidos en el workflow (control y seguimiento de actividades).
▪ Disponer de una solución con firma...