Workflow

WORKFLOW (Flujo de Trabajo)

Una herramienta útil para las empresas de negocios.

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Introducción

Debido la globalización y a que las empresas de negocios se ven obligadas a ser más competitivas y responder en forma más rápida y eficiente a las necesidades de sus clientes es que han sistematizado sus actividades administrativas, pero viendo que había blancos en determinadasactividades donde intervienen distintos sectores de la empresa, es que las empresas de informática, desarrolladores de software han implementado una nueva herramienta para cubrir esas necesidades.

WORKFLOW o Flujo de Trabajo, así se llama esta nueva herramienta que se utiliza para sistematizar determinadas actividades de las empresas de negocios donde la eficiencia, rapidez y productividad no iban dela mano.
Muchas son las empresas de servicios de informática, desarrolladores de software, como ser, SAP, IBM, Oracle, Sun, Siebel, PeopleSoft, que han desarrollado este tipo de herramientas, desde los años ´90 a esta parte, tratando de evolucionar en sus aplicaciones.

Básicamente se utiliza para organizar determinadas tareas donde intervienen documentos, personas, informes y ademásinteractúan con las bases de datos que utilizan otros software administrativos.
¿De que manera? , bien, dándole tareas (roles) especificas a los empleados que intervienen en dichos procesos, los que, al hacerlo en forma eficiente, agilizan el trámite de la documentación y de la actividad a cumplimentar, con la salvedad que si no lo hacen el mismo sistema de Flujo de Trabajo se encarga de avisar que haytareas pendientes de realizar.

Esta herramienta otorga beneficio para las empresas y los clientes, dado que las empresas
• agilizan los desarrollos de sus procesos,
• obtienen mayor eficiencia en el desempeño del personal,
• otorgan pronta respuesta a las necesidades de los clientes,
• reducen el costo operativo de los procesos.

Se puede aplicar a cualquier tipo de empresade negocios , como ser, administraciones, compañías de seguros, empresas financieras, empresas de turismo, empresas de gestión de expedientes y documentales, “Call Center”, empresas productoras y/o consumidoras, fábricas, bancos, consultorías, etc.
A modo de ejemplo, podemos citar el caso de una empresa que se dedica a la venta de productos. Se detalla en este caso lo que ocurre antes y despuésde una implementación de Workflow:
“Una empresa entrega producto a sus vendedores y les hace firmar por el producto entregado, después, los vendedores regresan con ventas realizadas, con producto devuelto y con dinero de las ventas realizadas. En algunos casos también le entregaron al vendedor facturas o remisiones, para lo cual también se establecieron compromisos de entrega y devolución.
Loselementos en tránsito en este caso son: Producto, dinero y facturas o remisiones. Desde que se entregan documentos a muchos vendedores, independientemente de que los flujos en si de las facturas entre las oficinas, que es otro problema.
El producto sale de un almacén y se entrega a vendedores, aquí comienza el primer problema, pues dependiendo del manejo que haga el sistema central, hay variosfactores que deben considerarse:
La cantidad de producto,
El costo de ese producto y
El precio o los precios a que se coloque el producto.
¿Pero que pasa si el producto es devuelto, total o parcialmente?, ¿Qué sucede con los registros de almacén y qué con los registros de cuentas por cobrar? Y peor aún, ¿Qué sucede si regresa parte del producto? La conclusión aquí es: Que si se registra previo esmalo y si se registra después, también es malo. Lo usual en caso de cancelaciones totales o parciales, es que se haga una nota de crédito para cancelar la cuenta por cobrar, pero ¿Quien nos garantiza que se haga la entrada al almacén del producto devuelto? ¿Quién es capaz de cuadrar entradas al almacén con notas de crédito?
Aunque en ocasiones se asigna personal para llevar controles manuales,...