Workflow

El flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con redes dePetri.
Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología de la información, una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware) es justamente el flujo de trabajo.
Una aplicación de flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de susetapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo
Se pueden distinguir tres tipos de actividad:
* Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo.
* Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjuntoparticular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final.
Workflow, entendido como el flujo de procesos administrativos o de negocio, es el conjunto de actividades o tareas realizadas en secuencia o en paralelo por dos o más miembros de un equipo de trabajo para lograr unobjetivo común siguiendo unas reglas de negocio preestablecidas.Algunas cosas para destacar:·        Cualquier conjunto de actividades: Se refiere a la amplia gama de actividades relacionadas con el negocio y su administración.·        En secuencia o en paralelo: Quiere decir que las actividades pueden realizadas una detrás de la otra o simultáneamente por individuos diferentes o una combinación deambos.·        Más de dos miembros: Si una sola persona realiza la tarea, no realiza Workflow. Como su nombre lo sugiere, una actividad es Workflow si "fluye" de un individuo a otro.·        Objetivo común: Los individuos que participan en un flujo de trabajo deben estar trabajando para lograr un objetivo común; si trabajan en proyectos independientes, no se constituye un Workflow.Reglas deNegocio: Si un proceso no sigue unas reglas y ruta preestablecidas, no se trata de Workflow, sino de un proceso de colaboración.  |

El workflow se define como un sistema informático que organiza y controla tareas, recursos y reglas, necesarias para completar el proceso de negocio.Figura 1 | | |
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Su importancia en el proceso de reingeniería del negocio en las empresas, lo convierte enuna HERRAMIENTA básica de la agilización y descentralización de actividades administrativas y comerciales, impuestas por las nuevas tendencias que regulan las organizaciones. * Gestión de riesgos.  * Atención al cliente.  * Ciclo de producción.  * Provisión de servicios.  * Control de calidad (ISO).  * Tratamiento de expedientes. | |

Beneficios

La implantación de un sistema deWorkflow aporta numerosos beneficios dependiendo de los procesos de negocio involucrados: * Ahorro de tiempo y mejora de la productividad. * Mejora del control de procesos. * Mejor atención y servicio al cliente. * Establecimiento de mecanismos de continua mejora en los procesos. * Optimizar la circulación de información interna con clientes y proveedores. * Integración total de losprocesos empresariales.Integración

Una característica fundamental del sistema Workflow es la correcta integración con los sistemas de información actuales, como Bases de Datos, Gestión Documental, Mensajería, ERP, GroupWare, Call Centers, Mainframe, etc ... Existen firmas especializadas de sistemas que llevan años integrando soluciones basadas en esta tecnología, garantizando la correcta...