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LA ADMINISTRACIÓN POR PROYECTO
Las habilidades para administrar por proyecto se diferencian de las habilidades de administración en general , ya que al administrar por proyecto el proceso inicia con una definición de los objetivos del mismo; se identifican actividades terminales; se identifican los recursos requeridos; se asignan responsabilidades; se programan actividades; se protege el plande proyecto; se monitorean y evalúan resultados y se asegura el éxito del proyecto comparando resultados contra objetivos originalmente planteados.
El proceso de administración por proyecto contempla tres fases:
* Fase de Definición.
* Fase de Planeación.
* Fase de Implementación.
Fase de Definición
Muchos proyectos fallandebido a que se invierte muy poco tiempo en la formalización del propósito y los objetivos del proyecto. Muchos directores o gerentes de proyecto inician sus proyectos por la fase de planeación en lugar de iniciar por la fase de definición.
Cuando un equipo de proyecto inicia un plan con un enunciado formal del propósito y los objetivos, las oportunidades de éxito del proyecto aumentanconsiderablemente.
Muchos proyectos fallan debido a que se invierte muy poco tiempo en la formalización del propósito y los objetivos del proyecto.
Los directores de proyecto y sus equipos debieran definir sus objetivos con resultados finales y restricciones. Por ejemplo, un resultado final podría ser: lanzar el nuevo producto con 25% más volumen que el competidor más cercano. Una restricción podría ser:el precio de venta al público no debe ser mayor de $ 15.00.
La razón principal por la cual muchos directores o gerentes de proyecto instintivamente inician con la fase de planeación es que sienten que todos los que van a participar en un proyecto conocen e interpretan de la misma manera el propósito y los objetivos y creen que están perfectamente identificadas todas las actividades terminalesrequeridas para su ejecución y sobre todo piensan que todo mundo tiene plenamente identificados los recursos requeridos por el proyecto, y que desilusión cuando descubren que lo que para ellos era “obvio” no lo fue para ninguno de los integrantes del equipo de proyecto.
La fase de definición debe dejar respuestas muy claras en la mente de todos los integrantes del proyecto a las dos preguntassiguientes: ¿qué se quiere lograr con el proyecto? y ¿por qué se quiere hacer el proyecto?
Fase de Planeación
La fase de planeación después de haber definido el proyecto debe permitir asignar responsables de cada actividad terminal identificada en la fase de definición, debe permitirnos en conjunto con los responsables programar actividades en el tiempo y formar con ello el plan del proyecto.Este plan del proyecto debe protegerse anticipando los diversos problemas potenciales que el proyecto podría enfrentar en el futuro y estableciendo las acciones preventivas correspondientes, así como planeando las acciones contingentes más adecuadas.
La fase de planeación debe responder muy claramente a las siguientes preguntas: ¿quién(es) será(n) los responsables de llevar a cabo lasactividades? ; ¿cuándo se llevarán a cabo las actividade ? y ¿qué se hará si algo sale mal en las actividades?
Fase de Implementación
La fase de implementación es en la cual el trabajo real de campo se lleva a cabo. Las fases de definición y de planeación son fases que demandan trabajo de gabinete, son fases que nos permiten evaluar la viabilidad del proyecto antes de empezar a llevar a caboactividades de campo del proyecto. Las fases de definición y de planeación son fases donde las aprobaciones y los compromisos ocurren. La fase de implementación es donde la actividad de ejecutar el proyecto se desarrolla.
En la fase de implementación el equipo de proyecto debe estar listo y ejecutar las actividades con el banderazo de salida, toda fase de implementación tiene un arranque. En la fase de...