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CLASIFICACION DE ARCHIVO SEGUN SU USO Y ORGANIZACIÓN
CLASIFICACION DE ARCHIVOS
Es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar la información en las empresas, del uso y organización que se le dé a la misma, depende la clasificación del archivo. Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso. En activo, semi activo e inactivo
ARCHIVO ACTIVO:
Secaracteriza porque la información que conserva es consultada permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión se puede estar hablando de la información del año en vigencia, o de la vigencia anterior, cuando aún se encuentran en trámite. El archivo activo se denomina también CORRIENTE, VIGENTE o de GESTION. En este archivo se conserva el 100% dela información, la cual deberá ser evaluadaanualmente para los traslados al archivo semi activos
ARCHIVO SEMIACTIVO:
Se denomina también intermedio. Es el constituido por documentos que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales, fiscales o administrativas aún siguen vigentes y son consultados con menor frecuencia. El porcentaje de información que conserva es de más o menos un60%. Su fuente es el archivo activo. Al igual que en elactivo se deben realizar evaluaciones periódicas de esta información para decidir su conservación permanente o eliminación.
ARCHIVO PERMANENTE:
Contiene la información vital para la compañía y laque va conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo. Conserva además, información que puede ser útil para la ciencia,la historia o la cultura de un país. Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa. Recibe información del archivo semi activo o directamente del activo.
La permanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de estos archivos depende básicamente de la vigencia del asunto que les dio origen.
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la ORGANIZACIONque la empresa opte (elija) para el manejo de la información que puede ser CENTRALIZADA, DESCENTRALIZADA o DESCENTRALIZADA CONCONTROL CENTRAL. ARCHIVO DESCENTRALIZADO: Un archivo es descentralizado cuando toda la información de la empresa se haya reunida en una sola oficina. Esta organización necesariamente supone también una centralización del recibo y despacho de la correspondencia
TIPOS DEARCHIVOS

En el ámbito de la informática se define como archivo a un conjunto de datos organizados que, una vez almacenados, se pueden utilizar a través de las distintas aplicaciones.

Existen distintas clasificaciones de archivos, algunas de ellas son las siguientes

De acuerdo a sus elementos se encuentran:

Archivos de entrada: estos archivos están compuestos por una serie de datosalmacenados en un dispositivo de entrada.

Archivos de salida: estos archivos contienen aquella información que se la visualiza desde la computadora.

Archivos de situación: estos archivos contienen información que es actualizada constantemente.

Archivos constantes: estos archivos están conformados por registros cuyos campos son fijos o bien, de baja frecuencia de variación.

Archivoshistóricos: está compuesto por datos que varían en el tiempo y con información de los archivos actualizados.

Archivos de movimiento: esta clase de archivos se utilizan junto con los constantes y poseen en común algún campo.

Archivos de maniobra: estos se crean en el momento en que se ejecuta algún programa y se borran una vez que finaliza la ejecución, son auxiliares.

De acuerdo a los datos quealmacenan se encuentran:

ASCII: en este tipo de archivo los datos son almacenados a través de un simple texto. Esto permite intercambiar a los datos que contienen así como también para crear archivos que el propio usuario pueda modificar.

Binario: esta clase de archivos, en cambio, almacena información en un lenguaje al que sólo la propia computadora comprende, por ejemplo colores,...