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EVALUACION DE ARCHIVISTICA

1. CUALES SON LAS NORMAS ARCHIVISTICAS?

Conjunto de leyes enfocadas a la actividad colectiva para unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística con el objetivo de darle un mejor manejo.

Está basada prácticamente en las siguientes leyes y artículos:

LEYES

Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización yfuncionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.

Ley 527 de 1999. “Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales y se establecenlas entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”.

Ley 594 de 2000.

ARTÍCULO 1º. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

ARTÍCULO 2º. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentesniveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

ARTÍCULO 3º. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así:

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso desu gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidadesoficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Documento dearchivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicastendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materialesempleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Documento original. Es la fuente primaria de información con todos losrasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

ARTÍCULO 4º. Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes:
a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración...