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Ciclo de vida de un documento comercial
El ejecutivo moderno no solo se preocupa por saber cómo se adaptan los documentos que se generan en su empresa a los sistemas comerciales establecidos; elsabe también cuál es el ciclo de vida de cada documento que emplea en su empresa y sabe qué medidas o disposiciones deben tomarse para que con el tiempo estos documentos sean transferidos o eliminarlos.El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas:
1. Creación o recibo.
2. Archivo y protección
3. Utilización
4. Transferencia 
5. Eliminación 

1. CREACIÓN ORECIBO 
Elnúmero de documentos que se utilizan diariamente dentro de una institución, organización o empresa.
Ejemplo:
Cartas
Avisos de publicidad
Estados de cuenta 
Órdenes de compra
Cheques Facturas Recibos, etc. 
2. ARCHIVO Y PROTECCIÓN
Para conservar los documentos comerciales se deben tomar las medidas necesarias para guardarlos y protegerlos durante su vida útil.
Se recomienda:
* Escoger bien elsistema que se va a usar, según el tipo de documentos o información que se guarde.
* Usar sistemas cruzados, el cronológico con el alfabético, el geográfico con el numérico, etcétera.
* Tenerpresente la regla de oro: a mayor clasificación, mayor agilidad 

3. UTILIZACION.
Los documentos se guardan por un motivo principal: para su consulta. Solo aquellos que se van a necesitar parareferencia futura justifican el tiempo empleado para guardarlos.
Para saber que documentos serán utilizados posteriormente y cuales no, se necesita conocer muy bien el giro de la empresa.
Las leyes sobreconservación de documentos y poseer una buena dosis de sentido común. 
Transferencia
Se utilizarán esencialmente los mismos elementos de control para la transferencia de necesidades que para laverificación de disponibilidad.
Son importantes los siguientes elementos de control:
Clase de necesidades
Categoría de necesidades
Grupo de verificación
Tipo de reparto
Eliminación
La etapa final...