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Cómo contabilizar el IVA en las empresas no responsables del IVA?
Por: actualicese.com
  
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Publicado: 28 de Noviembre de 2005

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Según el tipo de INGRESOS que llega a generar una empresa o persona natural, es claro que la misma puede llegar a quedar convertida en “Responsable del IVA” o en caso contrario ser considerada una empresa o persona “No responsable del IVA”
¿Cómo saber si son responsables del IVA o no?
Las empresas “Responsables del IVA” son aquellas en lascuales al menos uno de los distintos tipos de ingresos que llega a generar durante el periodo, sea un ingreso considerado como “gravado” con el IVA.
Así mismo, las que sean exportadoras y/o productoras de bienes exentos, también se terminan considerando “Responsables del IVA” (véase los artículos 420, 477 y  479 del ET y el concepto unificado del IVA 001 de la DIAN de junio de 2003, en el Titulo III,Capitulo II, el numeral 1, y el inciso 2).
En cambio, aquellas empresas o personas que no son exportadoras, ni productoras de bienes exentos, y que ninguno de sus ingresos está considerado como “gravado con IVA” (es decir, que la totalidad de sus ingresos están “excluidos” del IVA), en ese caso adquieren la condición de “No responsables del IVA”.
¿Qué sucede con los costos y gastos de las empreas“No responsables del IVA”
En vista de lo anterior, si la empresa o persona natural es considerada como “No responsable del IVA”, tenemos dos premisas:
* Es claro que tal empresa nunca tiene que proceder a presentar declaraciones bimestrales del impuesto sobre las ventas.
* De igual forma, si sus ingresos no generan IVA, es claro que los IVAS que cancele por sus costos y gastos de producción ode operación nunca tendrán que ser registrados como “IVAs descontables para la declaración de IVA”, pues como ya dijimos, estas empresas no presentarían dicha declaración del IVA.
Así las cosas, es claro que dicho IVA se termina considerando como un mayor valor del respectivo costo y gasto, y se llevaría como un mayor valor deducible en la declaración de renta (si le corresponde presentardeclaración de renta)
En todo caso, aunque es claro que el IVA pagado por el costo o gasto se terminaría sumando como un mayor valor del respectivo costo o gasto, es conveniente que ese valor del IVA no se registre en la misma cuenta en que se registra el costo o gasto, sino  que se registre en la subcuenta especial que para tales fines ha diseñado el Plan Unico de cuentas, y así diferenciar que unaparte es el valor del bien o servicio cobrado por quien lo vendió y/o prestó, y que la otra parte es el IVA que ese tercero cobró por el bien o servicio pero que también se termina convirtiendo en un costo o gasto más del año fiscal.
Un ejemplo vale más que mil palabras…
Un ejemplo de ello sería que si se la empresa “El ejemplo S.A.”, en marzo de 2005,  canceló gastos por “Honorarios de Asesoríajurídica”, a la empresa "Los consultores S.A.",  el cual asciende a $900.000 más $144.000 por IVA, el registro se hiciera en la siguiente forma:
Cuenta | Nombre cuenta | Beneficiario | DB | Cr |
511025 | Gasto Honorarios-Asesoría Juridica | Los consultores S.A. | 900.000 |   |
511570 | Gasto impuestos, Ivas descontables | DIAN | 144.000 |   |
110505 | Caja |   |   | 1.044.000 |
La razón parasugerir el anterior registro (en lugar de utilizar el que es normalmente acostumbrado en estos casos y que consiste en que todo el valor de $1.044.000 se registraría en la cuenta 511025 y todo con el mismo beneficiario “los consultores S.A.”), es por cuanto las empresas, a la hora de preparar la información en medios magnéticos del artículo 631 del ET (que para el año 2005 fue señalada en la...