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Acta de Constitución del Proyecto
Sistema de Paquetización
Versión: 1.4

Fecha última actualización: 10/09/2012

ACTA DE CONSTITUCION
DATOS GENERALES
Nombre del Proyecto: Sistema de Paquetización
Sponsor: xxxxxxxxxxxx, Gerente de Gestión de la Demanda
Fecha de presentación: 02 de mayo del 2012
Actualmente la unidad de Gestión de la Demanda del banco XXXXX, para el proceso de desarrolloe implementación de
software tiene la metodología de tercerizar las distintas fases de un proyecto: diseño funcional, diseño técnico,
construcción y pruebas test. A esto se le conoce como “Paquetización”.
La gestión y control de las fases externalizadas se lleva actualmente de forma manual por el equipo de Gestión de
Factorías, volumen que ha venido incrementándose desde el 2010 dando comoresultado el manejo ineficiente de los
distintos recursos y observaciones dadas por Auditoría Interna en el 2011.
PROPOSITO DEL PROYECTO
Automatizar los procesos relacionados a las distintas fases externalizadas de un proyecto informático de manera que la
administración y control de los entregables cumplan con los lineamientos de la metodología y resuelvan las
observaciones indicadas por laAuditoría Interna.
JUSTIFICACION DEL PROYECTO
Actualmente los procesos operativos de externalización se llevan de manera manual. Dada la creciente demanda y
aumento de actores, la administración, control y medición de resultados se torna difícil y requiere mayor cantidad de
recursos para agilizar y optimizar la atención de los mismos.
OBJETIVO Y CRITERIOS DE ÉXITO
Concepto ObjetivosCriterios de Éxito

Alcance

Desarrollar un software a medida que de soporte a la Gestión y Aprobación de todos los entregables
Control de las distintas fases de los proyectos que se externaliza. por parte del Gerente de proyectos.
Esto generará:
Reducción hasta el 80% del trabajo manual.
Gestión y control de las fases externalizadas del proyecto.
Control y seguimiento de Gastos versusPresupuesto.
Generación de cuadros estadísticos, reportes y alertas.

Tiempo

Concluir el proyecto en el plazo establecido

Fecha máxima
13/07/2012

Costo

Cumplir con el presupuesto del proyecto.

No exceder de $ xxxxxxxxxxxxxxx

en

producción:

REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL
FASE 1: Seguimiento y Control de Paquetizaciones: Permite gestionar el alta y seguimiento a las paquetizacionesademás de facilitar la facturación de las mismas.
 Gestionar el alta y cambio de alcance de las solicitudes de Paquetización
 Seguimiento de las paquetizaciones en curso
 Proceso de facturación automática
FASE 2: Reportes y Cuadro de Mando: Requeridos para la toma de decisiones a largo plazo.

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Acta de Constitución del Proyecto
Sistema de Paquetización
Versión: 1.4

Fechaúltima actualización: 10/09/2012

 Nos permitirá medir el nivel de servicio y calidad de los productos entregados por los proveedores
 Nos permitirá medir el nivel de atención por parte de los equipos banco
 Informes de seguimiento de los hitos de entrega de todas las paquetizaciones en curso
FASE 3: Control de Gastos vs Presupuesto: Requerido por la Gerencia de Gestión de la Demanda yGerencia de Control
de Medios.
 Nos permitirá obtener de una manera más aproximada la provisión por mes por cada proveedor
 Nos permitirá conocer el gasto total incurrido por cada solicitud de atención del usuario
 Nos permitirá cruzar información entre lo gastado contra lo presupuestado por cada solicitud de atención del
usuario.
FASE 4: Envío automático de SMS y correos: Requeridos parala toma de decisiones a corto tiempo.
 Publicación de noticias a difundir a nivel de Gestión de la Demanda
 Envío de SMS y correos al proveedor sobre los hitos rechazados o aprobados por banco
 Envío de correos semanal al jefe de equipo sobre los hitos:
o Próximos a vencer
o Vencidos
o Rechazados
o Recibidos por banco y pendientes de validación
DESCRIPCION DE ALTO NIVEL
FASE 1:...