ARQUEO DE CAJA Y SUS PROCEDIMIENTOS

ARQUEO DE CAJA Y SUS PROCEDIMIENTOS

I. INTRODUCCIÓN

El crecimiento económico de las empresas exige a la gerencia la implementación de procedimientos de control interno, que permitan asegurar una administración ordenada y eficiente del negocio, así como detectar y/o prevenir el fraude y error que inciden en los resultados del negocio, mediante la implementación de políticas, procesos yprocedimientos (controles) adoptados para salvaguardar los activos del negocio, así como la oportuna preparación de información financiera confiable.

En mérito a la NIA 400 Evaluación de Riesgo y Control Interno, vamos a desarrollar los aspectos a considerar en un procedimiento de arqueo de caja, procedimiento de auditoría muy utilizado en las empresas en relación al cumplimiento de los procesosestablecidos por la empresa referidos a la custodia de efectivo.

II. ASPECTOS GENERALES

1. DEFINICIONES

- Arqueo de caja:
Es un procedimiento que permite el análisis de las transacciones en relación al efectivo recibido por la empresa durante un período de tiempo determinado, con la finalidad de comprobar la contabilización correcta del efectivo recibido.

- Valores negociables:Representa al equivalente del efectivo, tales como instrumentos, documentos o título valor, que pueden convertirse fácilmente en efectivo, ejemplo: letras de cambio, factura comercial negociable, etc.

¿QUÉ ES UN ARQUEO DE CAJA?
El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivorecibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por elCajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias deCaja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

2. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

2.1. De las políticas contables
La gerencia de la empresa deberá establecer las políticas contables referidas a la custodia del efectivo, en la cual se incluirán a las áreas pertinentes, tales como Ventas, Cobranzas, Tesorería y Contabilidad.

- Se deberá identificar a los responsables de lacustodia del efectivo y equivalentes de efectivo, es decir, a las jefaturas que tendrán a cargo el resguardo del efectivo.
- Se establecerán las autorizaciones de los egresos de efectivo por parte de los responsables (incluye las formas, condiciones, importes máximos, aspectos impositivos tributarios tales como bancarización, régimen de retenciones del IGV, sistema de detracciones, entre otros).
-Plazos de custodia del efectivo y procedimientos de trasferencias a un medio más seguro (bóveda, cuentas corrientes o de ahorros, etc.)
- Desarrollar un flujograma, identificando áreas, personas responsables, hecho económico que genere la recepción de efectivo, en relación a las actividades que desarrolle la empresa.
La gerencia deberá identificar plenamente el área o persona que llevará a cabo larevisión de los controles internos diseñados para la custodia del efectivo, el mismo que hará las veces de Auditor (Contraloría), el mismo que practicará los arqueos de caja de manera progresiva y permanente a las áreas involucradas.

2.2. De los procedimientos de arqueos de caja
Los procedimientos para la realización de arqueos de caja son los siguientes:
- Los arqueos son programados por...