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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DARLYN DUARTE
DILIA BOVEA
TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL (90194)
TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION

1. OBJETIVOS
1.1 OBJETIVO GENERAL
1.2 OBJETIVO ESPECIFICO

2. INSTRUCCIONES PARA EL MANEJO DEL MANUAL

3. PROPÓSITOS DEL MANUAL

4. MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL

5. CONCEPTUALIZACION ARCHIVISTICA

6. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
6.1 FASES DELPROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

7. COMUNICACIONES OFICIALES

8. TRAMITE DE LAS COMUNICACIONES
8.1 COMUNICACIÓN EXTERNA RECIBIDA
8.2 COMUNICACIÓN EXTERNA DESPACHADA













INTRODUCCION

Dada la importancia del manejo y conservación de los documentos archivísticos se consigna en este manual las normas y procedimientos establecidos para el manejo de la correspondencia y la organizaciónarchivística.

Este Instructivo pretender cubrir todos los requerimientos mínimos tanto de procedimientos Como de técnicas para satisfacer las necesidades de orden organizacional que propendan por un eficiente servicio de información, consulta y conservación.

Este manual se caracteriza por su flexibilidad, ya que permite modificaciones o adecuaciones con el fin de garantizar su vigencia.OBJETIVO GENERAL

Fijar las políticas que permitan normalizar y racionalizar la producción y el Manejo de los documentos logrando regularizar el flujo de los mismos.

Establecer los procedimientos administrativos y técnicos que garanticen la conservación y uso del patrimonio documental de la Contraloría General de la República.

Suministrar las pautas necesarias para una adecuadagestión de la documentación producida y recibida por la Contraloría General de la República en desarrollo de sus funciones.

Sensibilizar a los funcionarios de la Contraloría General de la República sobre la importancia del acervo documental y crear el sentido de responsabilidad en el manejo de los documentos.



















OBJETIVO ESPECIFICO

Unificar la elaboración, envío, recepción ydistribución de la correspondencia interna y externa, con absoluta responsabilidad y confiabilidad basándonos en un control permanente.

Agilizar el trámite y control en la respuesta oportuna a cada documento por parte de cada dependencia.

Localizar y consultar en forma fácil, rápida y segura cualquier documento que se encuentre conservado en el Archivo .

Orientar, concientizar y responsabilizar altalento humano de las diferentes dependencias sobre la importancia de la adecuada elaboración, trámite y conservación de los documentos.

Aplicar normas sobre la conservación, localización, retención, transferencia, duplicación, eliminación de documentos de acuerdo con su importancia, utilización y consulta, conforme a las disposiciones legales vigentes (Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos” yotras normas legales).
















INSTRUCCIONES PARA EL MANEJO DEL MANUAL


Cada dependencia, tendrá un ejemplar de este Instructivo; el cual debe ser legajado en folder tamaño carta de tal forma que permita futuros cambios.

Las páginas actualizadas que se envíen a cada oficina con el objeto de ser cambiadas, estarán fechadas a fin de identificar el mes y el año en que se llevó a efecto lamodificación.

Las hojas que se remplacen deben destruirse.























PROPÓSITOS DEL MANUAL

Lograr que la implantación del Sistema de Gestión Documental en las Unidades, cumpla con todos los requisitos técnicos, administrativos y legislativos.

Sensibilizar a los funcionarios, sobre la importancia del acervo documental y crear el sentido de responsabilidad en el manejo de losdocumentos.

Evitar duplicidad y conservación de documentos innecesarios, lo cual conlleva a minimizar costos.

Recuperar rápida y oportunamente la información solicitada.























MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL



En Colombia, encontramos que no existe un compendio de normas que pueda servir como estatuto único y que sea contentivo de toda la legislación que sobre el asunto en...