DOCUMENTOS MERCANTILES

DOCUMENTOS MERCANTILES

Origen.- Los documentos mercantiles surgieron como respuesta a la necesidad que sintió el ser humano de respaldar sus actividades económicas con documentos que comprueben la veracidad de los hechos y especialmente dejan memoria de ellos.

Definición.- Los documentos comerciales son la base de las transacciones comerciales ya que son la fuente u origen de los registroscomerciales contables constituyéndose en documento de apoyo e información.

Normas para la elaboración de los documentos comerciales

1) Claridad en escritura.- Todo documento se redacta con sencillez para permitir la fácil lectura e interpretación de los términos, signos y números que en ella aparezca. También consta la fecha, nombre de los participantes, detalles en operaciones, firmas,números de cedula o RUC.
No se permite errores, letras sobrepuestas, enmendaduras, ni agregados confusos; se debe usar una letra clara, los números deben ser perfectos para no dar lugar a dudas.

2) Numeración.- Todo documento debe numerarse previamente (numeración preimpresa), esta es una condición necesaria.

3) Copias.- Además del original que es para el cliente, se debe agregar una o máscopias, de acuerdo a las necesidades de la empresa, estas copias generalmente se imprimen a diferentes colore y en ellas se señala el destino y posterior archivo.

4) Escritura de cantidades.- Las cantidades totales se refieren al valor de archivos, productos, se deben escribir en números y letras.

5) Subrayado.- Los totales de las sumas en facturas, notas de debito, notas de crédito, papeletasde depósito, etc. Deben subrayarse con dos líneas paralelas horizontales.

6) Espacios en blanco.- los espacios en blanco que quedan después de la escritura de las cantidades. Deben llenarse utilizando líneas de tal manera que no pueda agregarse nada.

7) Rectificaciones.- cualquier error cometido, ya sea en el nombre o el la cantidad no se corrige borrando, se anula el documento y se procedea elaborar uno nuevo.

Clasificaron de los Documentos Mercantiles
Los documentos mercantiles se clasifican en dos grupos:
Documentos Negociables.
Documentos No Negociables.
Documentos Negociables.- son aquellos que completan la actividad económica comercial, generalmente se utilizan para cancelar una deuda, para garantizar una obligación, financiar una obra. La redacción de estas está fija aciertas formalidades legales, las mismas que requieren de un estudio e interpretación cuidadosa. Los documentos negociables son aquellos con los cuales se puede comprar o vender cualquier bien y además pueden convertirse en efectivo en el momento de su presentación. Los documentos negociables más utilizados son: cheque, letra de cambio, pagaré, acciones de sociedad anónima, etc.

Documentos NoNegociables.- Son aquellos que se requieren para la buena marcha de una empresa, ya que son de uso diario, constante y corriente; son indispensables para el control de la empresa ya que permite sustentar los gastos, de la misma, es decir las transacciones frecuentes y no frecuentes. Los documentos no negociables más usados son: nota de crédito, nota de debito, recibo, vale de caja, vale de pago,etc.
Los documentos no negociables se clasifican en dos grupos:

Documentos Regulados.-Son aquellos que desde el diseño, impresión y distribución deben seguir ciertas regulaciones por organismos de control estatal.

Documentos No Regulados.- Son aquellos que no necesitan ser regulados por los organismos de control estatal.


Servicio de Rentas Internas (SRI)

Es una entidad técnica, unorganismo estatal de control que se encarga de administrar la correcta aplicación de impuestos por partes de los contribuyentes.
El SRI dentro de sus actividades difunde y capacitan los contribuyentes respecto a sus obligaciones tributarias, concede, actualiza y cancela el registro único de contribuyentes, recauda los tributos, intereses y multas, controla a los contribuyentes, conoce y...