E-Procurement

E-PROCUREMENT
Por Miguel Núñez El entorno altamente competitivo dado por la globalización, exige que día a día la comunicación dentro y fuera de las organizaciones se mejore de una manera significativa, esto, de la mano con el desarrollo tecnológico ha generado una demanda de procesos optimizados, con el máximo aprovechamiento de recursos y tiempos de ciclo reducidos, dentro de un marco demanejo ágil de la información, que además sea confiable para brindarle a los proveedores una bandera guía para que puedan competir y ser líderes del segmento de la industria en el cual se desenvuelven. La forma en cómo la economía y la industria global están configuradas, demanda innovación de productos y servicios a las empresas; y además demanda de igual forma innovación en el área de procesosinternos, donde existen oportunidades para la aplicación de tecnologías con el fin de lograr ventajas competitivas que lleven a las organizaciones a un paso más cerca del éxito. Estas tecnologías de información son el eje fundamental dentro de la administración de negocios dado que ejemplifican sistemas que permiten la planeación e integración de los procesos y datos de la empresa mediante unaorganización y comunicación efectiva –por ejemplo, los ERP-, la administración de las relaciones con el cliente y la gestión para la cadena de suministros. Dentro de estas tecnologías se encuentra una que se ha convertido en un modelo para el aprovisionamiento electrónico o automatización de las compras, conocido como eprocurement. E-procurement es la automatización de procesos internos y externos queestán relacionados con el requerimiento, compra, suministro, pago y control de productos utilizando internet como medio de comunicación entre el cliente y el proveedor, es decir, una nueva forma de gestionar todas las fases, tanto estratégicas como operativas, que abarca el proceso de aprovisionamiento de una empresa mediante la mejora de la eficacia de su estructura y generando una serie de ventajascompetitivas que incluyen la mejora del nivel de información que manejan los gestores, además de integrar al cliente y proveedor al encontrarse juntos en un mismo sistema y no menos importante, el ahorro de tiempo y recursos reduciendo los trámites administrativos, el muchas veces engorroso papeleo, las transacciones y la gestión de abastecimiento.

Dentro de sus principales características sepuede resaltar que el flujo de la información se realiza en tiempo real, y se integra con el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Se tiene acceso a él desde cualquier ubicación geográfica donde se tenga acceso a internet además de restringir el acceso al personal previamente autorizado (cliente y proveedor) con el fin de proteger la información estratégica y cumplir con losparámetros establecidos en las relaciones comerciales entre empresas (Business to Business). Dentro de sus funcionalidades podemos encontrar:

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El intercambio electrónico de datos (EDI) en el cual la información que se maneja entre el proveedor, cliente, y la central de pago, está en “un mismo idioma” lo cual permite una mayor eficiencia transaccional. Las subastas electrónicas, donde elobjetivo se centra en comprar los productos y/o servicios al menor precio posible bajo el marco de las economías de escala y competencia entre los proveedores, donde el éxito se centra en tener especificaciones y reglas claras además de una rápida comunicación con los proveedores. Aunque son beneficiosas las ventajas que las subastas electrónicas ofrecen, no todos los productos son apropiados paravender/comprar allí:

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Entre menos complejo, más estandarizado esté y de menor precio sea el producto, más apropiado es el producto para ofrecer en una subasta electrónica.

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Solicitud de ofertas, como las subastas electrónicas, es una forma de negociar precios sin la necesidad de la agresividad de las anteriores. Planificación colaborativa, es un proceso de cooperación mutua y continua...