l valoracion de documentos fisicos y electronicos

La Valoración de los Documentos Físicos y
Electrónicos

“Este archivo, como muchos otros de nuestra institución
siempre tuvo una triste historia. De alguna manera se le
consideró como un panteón. En nuestro lenguaje burocrático
cotidiano, “archívese” viene a significar algo así como
“entiérrese”, “olvídese”, “ahí queda”. En pocas palabras, fue,
como tantos otros, un rincón olvidado”José Miguel Romero de Solís

Perspectiva Archivística:
• La inviolabilidad de la evidencia
• El respeto a los fondos, a la procedencia y
al orden original
• El ciclo de la vida de los documentos
• La jerarquía de los documentos y de sus
descripciones
• La naturaleza orgánica de los mismos

El Documento y sus
Características:
Información contenida en cualquier
soporte, producida,recibida y
conservada en el ejercicio de sus
competencias y actividades
Tienen un carácter seriado, se
generan dentro del proceso natural de
una actividad o función, son únicos,
tienen autoridad y se interrelacionan
entre sí (son parte de un Fondo)

Archivo de Trámite
• Se comienzan las primeras
actividades archivísticas,
• Se realizarán procesos y técnicas
destinadas a la correctaadministración de los documentos
que se encuentran en una actividad
constante
• Organización necesaria de la
información que exponga el ejercicio
de las atribuciones y funciones de la
institución

El Archivo de Trámite, se localiza en la fase activa y cuya
documentación contenida en la misma cuenta con valores
primarios, administrativos, fiscales, legales y contables

La Gestión
Lainformación posee un alto valor, puesto
que la toma de decisiones y la labor
operativa de la organización con mayor
eficiencia y eficacia, sirve de evidencia de
su propia gestión
Se determina las obligaciones,
condiciones, medios y procedimientos a
través de las que se garantizará el acceso
de toda persona a la información

Prácticas Archivísticas:
Garantizan la preservación de ladocumentación administrativa
para ser considerada testimonio fehaciente de las actividades
(organización, clasificación, ordenación, descripción, identificación,
valoración y conservación)
Conservación Documental

Razones para
Valorar el Entorno:
La Valoración no es una
operación aislada, ésta es
dirigida a dar respuesta a
situaciones puntuales de
producción de documentos
Tareaarchivística intrínseca

La Tipología de Producción:
La producción documental actualmente de la mayor parte de
la administración pública es híbrida

La valoración de documentos
electrónicos se queda al
margen
Factores que generan la falta de
valoración:
1. La obsolescencia y dependencia
tecnológica
2. Indeterminación de validez
3. Formación específica y la escasez de
recursos ya seaneconómicos y
humanos
4. Incertidumbre sobre la metodología a
adoptar
5. Valoración de documentos digitales:
Innecesario y costos de software y
hardware

La valoración de los documentos
electrónicos ha pasado a ser una
necesidad y por tanto se debe
considerar su conservación o
eliminación
Similitudes de valoración con
información física
Peculiaridades de los documentos
electrónicos:
•Ahorrar espacio de almacenamiento
• Identificar y proteger documentos de valor
• Apoyar el marco de la rendición de cuentas

Una Necesidad

Otras Premisas a considerar
en la Valoración Documental:
Proteger la autenticidad y la imparcialidad
de los documentos
Valores primarios manifiestan la importancia
de los documentos para su productor
original
Valores secundarios, divididos enevidénciales e informativos, establecen la
relevancia de los mismos para la
investigación futura:
1. El valor evidencial devela la forma en que
se organizan y desempeñan sus funciones
las instituciones
2. El valor informativo pone de manifiesto
temas, asuntos, personas, y problemas del
productor

Desarrollo de un
Modelo de Gestión Documental
Ciclo Vital de los documentos:
• En...