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EL CONTROL INTERNO

“El control interno es un conjunto de normas, procedimientos coordinados y medidas adoptadas en la empresa con el fin de salvaguardar los activos operacionales, verificar la confiabilidad y seguridad de los datos contables, promover la eficiencia operativa y estimular la adhesión a las prácticas establecidas por la administración.” Hace parte de ese conjunto de normas,procedimientos coordinados y medidas adoptadas:

ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

Estatutos
Manual de funciones
Plan de Cuentas y Codificación de Activos Fijos
Organigramas
Presupuestos
Sistema Adecuado de Información.
Manuales de Procedimientos.
Reglamento Interno de Trabajo.
Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.
Normas de Control en cada Área o Dependencia.
SupervisiónConsiderando el control interno en sentido más amplio, se debe incluir controles de tipo contable y administrativo que proporcionen una cobertura total de las áreas de la empresa.

En el control interno contable se establece el plan de organización contable y todos los procedimientos que aseguren la confiabilidad de los registros financieros.

Entre los procedimientos de control interno contableestablecidos por la administración del ente, se cita, a modo de ejemplo, los siguientes:

a) Segregación de funciones: Evitar que una misma persona realice funciones incompatibles que le permitan a la vez cometer y ocultar errores voluntarios o involuntarios durante su trabajo. Para ello, los procedimientos de control deben ser diseñados para eliminar las posibilidades de encubrimientos.
b)Ejecución de las transacciones: Obtener una seguridad razonable de que las transacciones se llevan a cabo dentro de los términos en que fueron realizadas, requerir evidencia independiente de que las autorizaciones fueron emitidas por personas que actuaban dentro de su competencia y autoridad y que las transacciones se corresponden con los términos de su autorización.
c) Registro de lastransacciones: Las transacciones requieren ser registradas por las cifras y en los períodos contables que se llevaron a cabo y que sean clasificadas en cuentas apropiadas obteniendo el criterio de la administración en la confección de estimaciones y otras decisiones relacionadas con la preparación de los estados financieros.
d) Acceso a los bienes: El acceso a los bienes ha de estar limitado alpersonal autorizado. El acceso a los bienes incluye tanto el acceso físico como el indirecto, a través de la preparación y proceso de los documentos que autorizan el uso o disposición de dichos bienes. El número y calidad del personal a quien se autoriza el acceso estará en consonancia con la naturaleza de los bienes y el riesgo de pérdida debido a errores o irregularidades.
e) Comprobación física deexistencias: Establecer si los bienes en sí coinciden con las existencias según los libros, lo cual está íntimamente relacionado con el procedimiento expuesto anteriormente sobre el registro de transacciones.

Si de esta comparación se desprenden que los bienes físicos no coinciden con su existencia contable, ello es evidencia de que hubo transacciones omitidas o incorrectamente contabilizadas.La frecuencia de estas pruebas, dependerá de la naturaleza de los bienes, de su importancia y del costo de efectuar tales comprobaciones. Relación costo beneficio. Las medidas que pueden ser apropiadas en relación con cualquier diferencia que pueda observarse entre la existencia física y lo contabilizado en libros, dependerá de la naturaleza de los bienes, el sistema del control interno usadoy del importe de la diferencia y de su causa.

El control interno administrativo involucra el plan de una organización encaminado a medir la eficiencia operativa y el cumplimiento de las políticas de la dirección. Hace parte de estos controles los análisis estadísticos, estudios de tiempos y movimientos, capacitación al personal y los controles de calidad. Dentro de estos controles podemos...