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SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Guía práctica para el diseño e implementación

Claudia Milena Rodríguez A.
Henry Gaitán Gómez

025.04/ G137s
Sistemas de Gestión Documental:
guía práctica para el diseño e implementación
Compiladores: Claudia Milena Rodríguez A. y Henry Gaitán Gómez
Bogotá: Editorial Bonaventuriana, 2011
107p.: Ilustraciones
ISBN 9789588422480
Documentos electrónicos; Sistemasde transmisión
; Redes de información.

Sistemas de Gestión Documental: Guía practica para el diseño e implementación
© Claudia Milena Rodríguez A. y Henry Gaitán Gómez
Neobyte
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Universidad de San Buenaventura
Colombia
© Editorial Bonaventuriana, 2011
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Aviso Legal
El autor es responsable del contenido de la presente obra.
Prohibida la reproducción total o parcial de este libro por cualquier medio,
sin permiso escrito de la Editorial Bonaventuriana.
Derechos reservados de la Universidad de San Buenaventura.
ISBN: 978-958-8422-48-0
Tirada: 20 ejemplares
Depósito legal: se da cumplimiento a lo estipulado en la ley 44 de 1993,
decreto 460de 1995 y decreto 358 de 2000.
Impreso en Colombia - Printed in Colombia.

índice
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL.................11
1.1

Procesos archivísticos.............................................18

1.1.1

Archivo de gestión.................................................18

1.1.2

Archivo central.......................................................18

1.1.3Archivo histórico....................................................18

1.1.4

Clasificación documental.......................................19

1.1.4.1 Fondo documental.................................................19
1.2

Procesos técnicos de la clasificación........................22

1.2.1

Identificación.........................................................23

1.2.2Valoración.............................................................24

1.2.3

Eliminación............................................................24

1.2.3.1 Tablas de retención documental..............................25
1.3

Pasos metodológicos para la clasificación...............27

1.3.1

Identificación de productores..................................27

1.3.2

Revisión de estructuraorgánica..............................29

1.3.3

Asignación de series documentales.........................30

1.3.4

Cuadros de clasificación........................................30

5
5

Sistemas de Gestión Documental

CAPÍTULO II
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL....................................................33
2.1Administrativos......................................................33

2.2

Económicos...........................................................35

2.3

Archivísticos...........................................................35

2.4

Organización del grupo de trabajo y análisis
de la organización.................................................36

2.5

Determinación de los requerimientos......................37

2.5.1

Requisitostécnicos.................................................37

2.5.2

Requisitos administrativos.......................................38

2.5.3

Requisitos funcionales............................................39

2.6

Evaluación de los sistemas existentes.......................39

2.7

Identificación de las estrategias para satisfacer
losrequerimientos.................................................41

2.8

Diseño del sistema de gestión documental..............42

2.8.1

Recepción de documentos......................................42

2.8.2

Distribución de documentos....................................44

2.8.3

Trámite de documentos..........................................45

2.8.4

Organización de los documentos............................46

2.8.5

Consulta de los...