Manejo, Administración y Control de Cartera y Recaudos en Ecopetrol S.A.

Manejo, Administración y Control de Cartera y
Recaudos en Ecopetrol S.A.

Ecopetrol para la comercialización de sus productos, transporte y servicios, cuenta con políticas y procedimientos establecidos de acuerdo con las modalidades de crédito y/o contado. Adicionalmente, para el manejo de la cartera existen también procedimientos aprobados.


1. Proceso de Venta

1.1. Análisis DelCliente

El análisis del cliente lo realizan las gerencias comercializadoras y comprende aspectos cualitativos y cuantitativos conducentes a reconocer la situación y perspectivas del negocio del cliente, así como su capacidad para honrar sus compromisos financieros.

1.2. Clasificación Crediticia de Clientes

Los clientes se clasifican teniendo en cuenta, entre otros aspectos, lacalificación de riesgo de contraparte, así:

1.2.1. Clientes con crédito de confianza

Aquellas empresas que a través de su trayectoria comercial con Ecopetrol, no necesitan constituir garantías para el otorgamiento de crédito en la compra de los productos del sector de hidrocarburos.


1.2.2. Clientes que requieren garantías

Aquellas empresas que de acuerdo con el estudio de riesgorealizado por la respectiva gerencia comercializadora, deben constituir una garantía para respaldar el cupo de crédito asignado por Ecopetrol.

Entre las garantías más comunes se encuentran:
Pólizas de Cumplimiento
Garantías Bancarias
Cartas de Crédito
Pagarés en Blanco con carta de Instrucciones


1.2.3. Clientes sin garantía

Todos aquellos clientes que no pueden constituir respaldo de pagoa través de entidades financieras u ofrecer garantías a satisfacción de Ecopetrol y por ende, deben anticipar o prepagar el valor de sus compras.


2. proceso de cartera

La cartera comercial se origina principalmente por ingresos operativos generados en el proceso de ventas. El control y recaudo de la misma, se realiza conforme al contenido de los siguientes documentos publicados en laintranet de ECOPETROL:

Reglamento de Crédito y Administración de Cartera Nacional
Reglamento de Crédito y Administración de Servicios
Política de Riesgo de Crédito para la Comercialización Internacional de Crudos y Productos.

El proceso de administración y control de cartera de los clientes lo adelanta la Coordinación de Cartera y Recaudos que reporta a la Unidad de Financiamiento yTesorería de la Vicepresidencia Financiera, dicho proceso incluye:

Actualización de cupos de crédito
Atención a clientes, suministro de información como estados de cuenta, certificaciones de cartera, etc.
Clasificación y gestión de cobro de la cartera vencida
Provisión de Cuentas
Cobro de intereses de mora, cuando hubiese lugar
Cobro de garantías


2.1. Gestión de Recaudos

Losclientes diligencian un formato especial de depósito a Ecopetrol, en el cual se selecciona el concepto por el cual está realizando el pago, es decir, si es depósito previo, pago de facturas u otro.

Diariamente, la Coordinación de Cartera actualiza la información de los clientes a partir de un archivo (Multicash) que contiene todos los movimientos realizados en la cuenta bancaria suministrado por cadauna de las entidades bancarias donde Ecopetrol maneja fondos.

El sistema SAP realiza una serie de validaciones permitiendo o no el registro del depósito. La aplicación actualiza el cupo de crédito para clientes contado o cancelación de las facturas para el caso de crédito; si la información suministrada por el cliente está incompleta o errada, no es validada por lo que se procede al análisisde las partidas para su posterior aplicación de acuerdo con soportes enviados por el cliente.

En el caso en que un cliente supere el cupo establecido o no realice los pagos oportunamente el sistema lo bloquea automáticamente excepto en el caso de compradores de GLP. Para este producto en particular es la Coordinación de Cartera la dependencia que emitirá el aviso a la respectiva Gerencia...