P SIG 01 Procedimiento Confección De Documentos V_B_


1. OBJETIVO

El propósito de este documento es establecer las pautas para confeccionar y emitir los documentos internos que forman parte del Sistema Integrado de Gestión de Rolec S.A.


2. ALCANCE

Este procedimiento debe ser atendido por todas las áreas de Rolec S.A. cuando se confeccionen y emitan documentos para el Sistema Integrado de Gestión.


3. RESPONSABILIDADES

Los responsables deconfeccionar y emitir los documentos son los autores designados por el Gerente General o los Gerentes de Área, según corresponda.


4. DOCUMENTOS APLICABLES

No aplica.


5. TERMINOLOGÍA

5.1. Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento que describe el Sistema Integrado de Gestión implementado por Rolec S.A.

5.2. Documento de Planificación de Objetivos del SIG: Documento que describe losobjetivos de calidad, medio ambiente, salud y seguridad ocupacional, indicadores y metas asociados a cada uno de ellos.

5.3. Procedimiento: Documento que describe la realización de actividades de un proceso, respondiendo al qué, cómo, cuando, dónde y por quién son realizadas estas actividades. Generalmente, su ejecución involucra a más de un área del Sistema Integrado de Gestión.
5.4. Instructivo deTrabajo: Documento que describe la realización de una actividad específica de un proceso del Sistema Integrado de Gestión. Su ejecución generalmente involucra a un sector o área del Sistema Integrado de Gestión.

5.5. Listado de Control: Documento en el cual se ordena o lista información relevante para el Sistema Integrado de Gestión.


6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

No aplica.


7. ACTIVIDADES DELPROCEDIMIENTO

7.1 Estructura General de los Documentos

La confección y emisión de los documentos internos que forman parte del Sistema Integrado de Gestión deben cumplir lo siguiente:

7.1.1 Encabezado de Documentos

a) Procedimientos-Instructivos de Trabajo y Documento de Planificación de Objetivos de Calidad, Medio Ambiente, Salud y Seguridad Ocupacional:

Estos documentos llevan en elencabezado el siguiente formato, el cual se inserta en la primera página del documento. A partir de la segunda página, no es necesario incluir la fila donde se registra el nombre y/o cargo responsable de la revisión y aprobación.

Logo Empresa
Nombre del Documento
N° Revisión: NN
REF: A-BB-CC

Página X de Y
Revisó: Nombre/firma del cargo responsable de la revisión.
Fecha: Fecha de revisión.
Aprobó:Nombre/firma del cargo responsable de la aprobación.
Fecha: Fecha de aprobación.

b) Listados de Control:

Logo Empresa
Nombre del Listado
Página X de Y
Área Emisora :
Fecha actualización:


7.1.2 Codificación de Documentos

La identificación o referencia del documento se escribe en el recuadro REF ubicado en el sector superior izquierdo del formato. Para los documentos emitidos y controlados, seutiliza la siguiente codificación (la sigla es indicada por el Representante de Gerencia) y tienen la siguiente estructura:

REF.: TIPO DE DOCUMENTO – ÁREA EMISORA – NÚMERO

TIPO DE DOCUMENTO:

PO
: Significa Documento de Planificación de Objetivos de Calidad, Medio Ambiente, Salud y Seguridad Ocupacional.
P
: Significa Procedimiento de Trabajo
I
: Significa Instructivo de Trabajo

Nota: El Manual delSistema Integrado de Gestión y los Listados de Control no se codifican.

ÁREA EMISORA: Se indica el área que genera el documento, según la siguiente codificación:

GG: Gerencia General
SIG: Sistema Integrado Gestión
OPR: Gerencia de Operaciones
ADM: Gerencia de Administración
PRO: Gerencia de Producción
COM: Gerencia Comercial
ABS: Subgerencia Abastecimiento
INF: Subgerencia Informática
DES:Gerencia de Innovación y Desarrollo
SSM: Unidad de Salud, Seguridad y Medio ambiente


NÚMERO: Indica el número correlativo del documento, el cual es asignado por el Representante de Gerencia.

Ejemplo: Un documento con referencia Ref: P-OPR-01, indica que se trata del Procedimiento N°01 emitido por la Gerencia de Operaciones.

7.1.3 Emisión de Documentos

Para todos los documentos del Sistema...