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COMO SE PROYECTA UN SISTEMA DE INFORMACION

Necesidad de proyectar Sistemas Administrativos

Las empresas se desarrollan en un medio que exige evolución permanente.
Los avances en materia de tecnología y sus efectos socio económicos agudizan la necesidad de estar
creando cada día nuevas modalidades administrativas, de manera que se haga un uso racional de todos
los recursos disponibles parala consecución de los objetivos de la organización.
Los problemas a los que se enfrenta la empresa en la actualidad, han llevado al ejecutivo de nuestra
época a idear nuevas formas de sistemas cada vez más complejos.
Los obstáculos como la inflación, la diversificación de productos, la búsqueda de nuevos canales de
distribución, etc., sólo pueden ser salvados mediante el diseño de sistemaseficientes.
El desarrollo de nuevos sistemas debe ir acorde a la evolución de las instituciones, es decir, que deben
mantenerse actualizados a fin de evitar su obsolescencia e impidan la eficiente realización de las
actividades de la organización.
La necesidad de proyectar sistemas se apoya en el estudio de los mismos y se justifica en la medida que
la proyección, diseño e implantación de lossistemas se orientan a la solución de situaciones específicas
de un trabajo a desarrollar.

Detección de la Necesidad

Es necesario precisar que la detección de la necesidad de analizar los sistemas puestos en práctica o la
implantación de uno nuevo, reside en el supervisor en del mismo, es decir, en la misma persona
directamente responsable de su buen funcionamiento.
El principal síntoma dela necesidad de diseñar u optimizar un sistema, se basa en la eficiencia con que se pretende realizar un objetivo determinado; en otras palabras, un sistema será eficiente o NO en tanto logre el objetivo para el cual fue planeado.

Existen ciertos índices que dan la pauta para el análisis o revisión de un sistema:
1. Trabajos en que se logra poca eficiencia.
2. Falta de la secuenciaoperacional.
3. Fallas frecuentes que obstaculizan la realización normal de las operaciones.
4. Trabajos que consumen mucho tiempo.
5. Procesos que provocan desperdicios.
6. Trabajos constantes y que deben perfeccionarse.
7. El grado de contribución para la obtención de productos o servicios.
8. La existencia de procedimientos que mantengan cierto grado de complejidad para la obtención de
bienes opara la prestación de un servicio
9. Procedimientos con excesiva reglamentación, instancias de decisión y complejidad en la tramitación.
10. Procedimientos que generan zonas de empantamiento.
11. Procedimientos que por la cantidad de requisitos que se exigen para cubrir un trámite o servicio
generan divorcio entre los usuarios y la organización.
Con base en los puntos anteriores, que pueden serdetectados por el responsable del “manejo” del
sistema o del analista encargado de la función de sistemas, se está en posibilidad de realizar un estudio
preliminar sobre la conveniencia de realizar un estudio más profundo que requiera el sistema.

Además del estudio de sistemas existen cuatro factores que deben ser considerados de una manera
especial para el planteamiento de sistemas, a saber:
Evitar la incertidumbre.
Mejorar la economía de las operaciones.
Dar atención a los objetivos.
Proporcionar el mecanismo para controlar las operaciones.

Debido al adelanto en la tecnología sistémica, una gran mayoría de organizaciones se han quedado atrás en su capacidad para utilización de esa tecnología por el temor que representa la inversión enrelación con sus resultados.
Un plan de sistemas NO podrá evitar la incertidumbre, pero casi seguramente colocará a la empresa en
una mejor posición, para ocuparse de las incógnitas y para aprovechar los acontecimientos en la medida
que ocurran.
Un buen plan para el desarrollo de sistemas sirve también, para dedicarse a los objetivos de la
organización de los sistemas.

Definición de Objetivos...