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Microsoft Access


Trabajar con bases de datos y objetos de bases de datos puede ser complicado para el usuario novel. La información que se proporciona a continuación está pensada para ayudarle a familiarizarse con los componentes que integran Microsoft Access.
Bases de datos: definición y funcionamiento
Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósitoparticular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.
Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de losproveedores están almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los números de teléfono de los proveedores, en archivos de información de productos en un armario y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el número de teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la información en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesariomodificar la información en un solo lugar: el número de teléfono del proveedor se actualiza automáticamente en todos los lugares de la base de datos donde se utilice.
Archivos de base de datos de Access
Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

Almacenar los datos una vez en una tabla y verlosdesde varios lugares.
Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.
Mostrar los datos en una consulta
Mostrar los datos en un formulario
Mostrar los datos en un informe
Mostrar los datos en una página de acceso a datos
Tablas y relaciones
Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir losdatos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

La información de clientes que antes se guardaba en una lista de correo ahora reside en la tabla Clientes.
La información de pedidos que antes se guardaba en una hoja de cálculo ahora reside en la tabla Pedidos.
Un Id. Exclusivo, como un Id. De cliente, permite distinguirlos registros de una tabla. Si se agrega el campo de Id. Exclusivo de una tabla a otra tabla y después se define una relación, Microsoft Access puede cotejar los registros relacionados de ambas tablas de manera que se puedan combinar en un formulario, un informe o una consulta.
Consultas
Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos devarias tablas, cree una consulta. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos.

Esta consulta tiene acceso a tablas distintas para recuperar la información de Id. De pedido, fecha de entrega, nombre de la organización y ciudad para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes deabril.
Formularios
Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño elegido en el Asistente para formularios, o con un diseño que haya creado en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetosde base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).

Una tabla muestra muchos registros al mismo tiempo, pero puede que sea necesario desplazarse para ver todos los datos de un solo registro. Por otra parte, cuando se visualiza una tabla, no...