Acta y Minuta

ACTA
Un acta es un documento cuyo propósito es dejar constancia escrita de lo tratado en una reunión y de los acuerdos alcanzados. La redacción del acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la reunión y la firma su presidente.
-ESTRUCTURA DEL ACTA
Las actas pueden presentar formas variadas, pero hay unos elementos fijos, así como unas fórmulas muy usuales. Los elementosque aparecen en las actas son los siguientes:
• Un título extenso en el que se precisa la reunión de que se trata y la fecha.
• Una introducción, en la que se hace constar los datos de la reunión. Ejemplo:
En Azua, a las 8 de la noche del día 14 de octubre de 1994, se reúnen los señores propietarios que a continuación se detallan...
• El orden del día, que es un breve guión del contenido de lareunión. Ejemplo:
1ero. Lectura y aprobación del acta de la junta anterior. 2do. Informe de la Junta directiva.
• El desarrollo del orden del día, en el que se expone lo tratado en cada uno de los apartados del orden del día, con mención de las personas que participan en cada caso.
-Elementos
1. Nombre de la sociedad
2. Número del Acta (este número siempre es consecutivo).
3. Órganoque se reúne (Junta Directiva, Junta de Socios, Consejos de Administración, Juntas de Vigilancia, Asamblea de Accionistas, etc.).
4. Clase de la reunión, es decir, determinación de su carácter ordinario o extraordinario.
5. Ciudad, lugar, fecha y hora de la reunión.
6. Persona que convocó la reunión y en qué calidad, haciendo relación de la fecha y el medio utilizado paraconvocar.
7. Nombre de las personas designadas para presidir la reunión (Presidente y Secretario).
8. Verificar el quórum para el desarrollo de la reunión y el decisorio para cada uno de los temas aprobados en la misma.
9. Temas establecidos en el orden del día de la convocatoria, si la reunión es extraordinaria u ordinaria.
10. Las decisiones tomadas durante la reunión se harán constaren el acta correspondiente.
11. La constancia de aprobación del acta, debe quedar firmada por parte del órgano que actuó o de la comisión designada en la reunión para el efecto.
12. Fecha y hora de cierre de la reunión.
13. El original del acta debe quedar firmada, por quienes actuaron en calidad de PRESIDENTE Y SECRETARIO
-Características que debe reunir un acta
Un acta deberá puedecontener los siguientes apartados:
•Fecha, hora y lugar en la que se celebra la reunión o junta.
•Cuando el acta lo formaliza una determinada sociedad, deberá figurar el nombre de ésta.
•Nombre y apellidos de todos los convocados, indicando quienes han asistido y quiénes no.
•Nombre y apellidos de encargado de presidir la reunión o junta (el presidente).
•Orden del día a tratar. En él se indicaránlos puntos a tratar tratando de que éstos se relacionen por orden de tratamiento.
•Se indicarán los acuerdos adoptados en la reunión o junta, pero también se podrán indicar aquellos aspectos o puntos en los que no se ha podido establecer un acuerdo.
•Personas que han intervenido en el establecimiento de los acuerdos.
•Cuando se trata de juntas, se deberá de indicar el número de asistentes conderecho a voto ya que no todos los presentes tienen derecho a voto, e incluso, hay asistentes que tienen derecho a votar pero su voto no resulta vinculante. Por otra parte, se indicará quiénes son las personas que votan personalmente o quiénes delegan su derecho de voto sobre otras (representantes) por medio de la autorización correspondiente.
•Cierre y firmas del presidente o director y delsecretario o secretaria, siendo esta última persona la encargada de levantar el acta oficial, es decir, con la firma se entiende que el acta es aprobada en reunión.
Cuando se trata de una junta, se debería celebrar en el domicilio y sede social de la empresa, debiéndose indicar en el acta el medio usado para convocar la reunión y la persona que realizó dicha convocatoria.
-Donde se utiliza
Se...