Administración del tiempo

Administración del
Tiempo.

Necesidad de administrar el
tiempo.
•
•
•
•

El tiempo es un recurso especial
Problemas y Causas
Organización
¿Como conservar el equilibrio y control?

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¿Qué es el tiempo?
• Salvador Dali, (Surrealismo)
– La persistencia de la memoria
– El decía que no eran otra cosa
que el queso Camembert del
espacio y el tiempo, suave,
extravagante,solitario y
paranoico-crítico.

• Gerald Murphy (Cubismo)
– Predictivilidad del tiempo y
la fragilidad para medirlo

2

El tiempo es un recurso especial
• Todos tenemos el
mismo.
• Una vez pasado ya
no se recupera.
• Cualquier actividad
requiere tiempo.

3

¿Podemos controlar el tiempo?
¡¡¡ NO !!!
• Podemos controlar las actividades que
realizamos.
• De modo que podremosrealizar:
– Más actividades ???
– Aquellas actividades que sean más
importantes
• Nos proporcionan mayor satisfacción
• Nos llevan hacia nuestros objetivos
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Problemas y Causas
•
•
•
•

Coyuntura
Actitudes
Causas del “stress”
Algunas Soluciones.

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Coyuntura
• Entorno tecnológico
– Cambios frecuentes ...
– necesidad de tiempo para responder

• Economía global
– Menosbarreras ⇒ downsizing,…
» recortes de personal

• Empleo
– Logrado por habilidad...
– Mantenido por habilidad

Técnica
Organizativa

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Habilidades Organizativas:
• Capacidades
– Comunicación
• Oral
• escrita

– Trabajo en equipo

• Control eficaz del
tiempo

7

Actitudes
• Pasiva: ir a remolque de los
acontecimientos ⇒
– “stress”, no tengo tiempo.

• Activa: influirsobre el propio
destino:
– Eficacia.
– Tengo tiempo.
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Síntomas del “stress”
• Fase inicial
– nerviosismo,
– crisis de humor,
– inseguridad/desconfianza
– dificultad incremental /
fatiga mental,

– neuralgias,
– insomnio.

• Fase aguda
– Hipersensibilidad,
– ansiedad,
– Desjerarquización de
valores/ “Pasar”

• Depresión/Infarto/
Úlceras...
– Apatía,
– sensación defracaso,
– quejas constantes

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Causas del “stress”, principales
“quita tiempos”
• Objetivos inalcanzables
– tratar de hacer
demasiado,
perfeccionismo,..
– Falta de planeación y
organización personal
– Falta de delegación eficaz

• Tensiones del propio
trabajo
– Descontrol de
interrupciones,
– Reuniones excesivas o
ineficaces
– comunicación defectuosa
(incapacidad de decir“NO”)

• Exceso vida sedentaria.

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Algunas Soluciones.
•
•
•
•
•
•

Vacaciones
Deporte
Cambiar de actividad
Verlo con perspectiva: Distanciarse
No dejarse llevar por sentimientos negativos
Administración del tiempo
– Planificación y Organización personal.
– Control de las interrupciones

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Organización
1) La lista de cosas a hacer, El inventario
2) La matriz deprioridades.
3) Identificar las horas más y menos
eficaces.
4) La realidad del tiempo controlable.
5) Usar un plan para organizarse.
6) Vivir con el plan diario
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1) La lista de cosas a hacer
• El inventario.
• Origen de muchas urgencias de la lista...
• Criterios de importancia.

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1) La lista de cosas que hacer:
inventario de tareas.
Descripción

Prioridad

TiempoImportante Urgente

Estimado

Resolver la inundación
de la oficina

SÍ

SÍ

Hacer Ya

Plan estratégico
nuevos productos

SÍ

NO

Programar

...

NO

SÍ

Delegar/Org.

...

NO

NO

No pasa nada

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1) Lista de cosas que hacer:
Origen de muchas urgencias
• 1. Tareas que encarga
el jefe.
– Ej.: Asigna 5 proyectos y
pide el 6º
• Solución: Preguntar

• 2.Tareas impuestas
por el sistema.
– Ej.: Llamadas de clientes
con quejas, ...
• Solución: Reservar tiempo,
Organizar (⇓núm. Errores)

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1) La lista de cosas ha hacer:
Origen de muchas urgencias
• 3. Acciones derivadas de subordinados
– Bola de nieve o bloqueo.
• Solución: Comunicación

– El rebote del problema
• Solución:
– ¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué...