ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO


INTRODUCCIÓN

Parece banal detenerse a revisar este tema por cuanto todos entendemos claramente la importancia de administrar eficientemente el tiempo, para así cumplir con las obligaciones laborales y personales. Una función clave del gerente de ventas es verificar que de hecho los vendedores realicen esta distribución efectiva de su tiempo. Realizar la mayor cantidad de actividades deventas en la jornada laboral, es el reto de la función de administración del tiempo.

I. Necesidad de Maximizar el Tiempo Productivo

La administración del tiempo de una persona es de mucha importancia en las ventas, como se dijo antes. El uso del tiempo es en realidad un problema de distribución: El objetivo es distribuir un recurso limitado, el tiempo, en la forma más eficiente para maximizar laproductividad. Entre algunos de los problemas de distribución está la mejor forma de usar el tiempo entre las nuevas visitas y el servicio: cómo balancear el trabajo de oficina con el trabajo de campo; qué tanto tiempo debe concederse o un prospecto o a un cliente demasiado exigente En ocasiones, la compañía crea impedimentos indebidos para la mejor distribución del tiempo de los vendedores,mostrándose irrazonable en sus peticiones de reportes de campo, en especial cuando tales reportes no reciben una buena utilización de parte de la administración y personal de las oficinas centrales.

Hay necesidad de elevar al máximo el tiempo productivo, tiempo que el vendedor pueda dedicar a la venta personal. Por desgracia, la naturaleza del trabajo de ventas es tal. que el tiempo dedicado aactividades no productivas tiene la tendencia a aumentar siempre, a menos que se dé una atención continua a este problema. Para la mayoría de vendedores, la proporción más grande del tiempo no productivo se dedica hacia los clientes y a esperar que éstos los reciban. En consecuencia, hay necesidad de formular rutas y programas en la forma más eficaz. Se presenta la cuestión respecto a la forma en quela administración debe dirigir a los vendedores a los varios clientes actuales y potenciales en sus territorios.

La hora del día y el día de la semana para las visitas de ventas a determinados clientes también necesita tomarse en cuenta. Por ejemplo, los vendedores que visitan las tiendas al menudeo compradoras, pueden encontrar que la última parte de la semana no es buena para tales visitasdebido a las grandes demandas de tiempo que los compradores necesitan para prepararse para los negocios pico de fin de semana. En forma similar, las temporadas de Navidad o de Pascuas pueden impedir los esfuerzos efectivos de ventas.

II. Formalización de las Rutas

Las rutas o itinerarios se refieren al patrón formal de las visitas de ventas en un territorio. En algunas firmas, los itinerarioslos formula el personal de staff utilizando técnicas complicadas de la investigación de operaciones: en otras empresas, el gerente de ventas es quien designa la ruta y todavía en otras, son los vendedores quienes se encargan de hacer sus propios itinerarios. Pueden hacerlos solos, quizá informando a su gerente de ventas sobre sus visitas y recorridos planeados: o pueden hacerlo en consulta con sugerente de ventas. Algunas compañías permiten que los vendedores planeen sus visitas de ventas y su itinerario en forma independiente, con poca o ninguna interferencia a menos que se
presenten serias deficiencias en su desempeño.

En general, el grado hasta el cual se formalice el itinerario depende de dos factores: la naturaleza del producto y la calidad de los vendedores. Si el productorequiere un servicio normal y frecuente, como refrescos, ferretería, tabaco y muchos artículos de abarrotes, entonces el itinerario es necesario para asegurar una cobertura adecuada y más eficiente. Si la fuerza de ventas es de un nivel relativamente bajo y con poca experiencia, por lo general suele instituirse el itinerario. Por otra parte, la mayoría de los vendedores de grueso calibre resienten...