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Metodología para evaluación, diagnostico y diseño de procesos

Mejores prácticas
02-2007
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Los objetivos específicos de la evaluación y diagnóstico de procesos representan básicamente los fundamentos de la Reingeniería, por lo que tenerlos en mente ayudará a encontrar la verdadera utilidad y relevancia de dicha filosofía y por medio de ella lograr determinar si los procesos y/o susactividades componentes:
a)  Son necesarias o son exigencias internas de la institución.
 
b)  Agregan valor al negocio o al cliente.
 
c)  Pueden realizarse de otra manera
 
d)  Están distribuidas adecuadamente dentro de la empresa.
 
e)  Ayudan al logro y consecución de los objetivos de la empresa.
 
 
La evaluación y diagnóstico de procesos, permite hacer una revisión de las actividadesque actualmente se realizan, agrupándolas de la siguiente manera:
 
a) Actividades que actualmente se realizan y se deben seguir realizando.
 
b) Actividades que actualmente se realizan y no se deben seguir realizando.
 
c) Actividades que actualmente no se realizan y se deberían realizar.
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ACTIVIDADES QUE ACTUALMENTE SE REALIZAN Y SE DEBEN SEGUIR REALIZANDO:
 
Estas son aquellas actividades imprescindibles para el desarrolo de losprocesos de la empresa, difícilmente se pueden obviar ya que de su ejecución depende el logro de los objetivos de cada uno de ellos.
 
Es aquí en donde la labor del analista juega un papel muy importante, pues aunque las actividades no se pueden eliminar, si pueden llegar a facilitarse o mejorarse.
 
ACTIVIDADES QUE ACTUALMENTE SE REALIZAN Y NO SE DEBEN SEGUIR REALIZANDO:
 
Son todas aquellasactividades de las cuales se puede prescindir sin alterar el objetivo del proceso.
 
Normalmente este grupo de actividades está conformado por exigencias internas de la empresa e inadecuada distribución de funciones dentro de la organización, además de requisitos y controles innecesarios.
 
ACTIVIDADES QUE ACTUALMENTE NO SE REALIZAN Y SE DEBEN REALIZAR:
 
Son todas aquellas actividades a las queno se les ha dado importancia, pero que su realización ayudaría a mejorar la calidad de los procesos y por ende de los productos y/o servicios que se le ofrecen a los clientes.
 
La filosofía que fundamenta a la Reingeniería indica que para la elaboración de los procesos se debe partir de cero, sin embargo no existe metodología alguna que indique a ciencia cierta como realizarla, simplementeexisten interpretaciones particulares sobre esa filosofía y elaboración de propuestas adecuadas a dichos criterios.
 
Cualquier metodología puede llegar a tener el éxito deseado, si se fundamenta claramente y sobretodo si se adecúa a las características particulares de la organización en donde se aplique.
 
Todas las metodologías pueden resumirse en cuatro etapas, las cuales son:
 
- Conocimiento
 
-  Interpretación
 
-  Análisis
 
-  Diseño
 
CONOCIMIENTO:
 
La Reingeniería no persigue modificar lo que existe, sino crear lo que no existe, sin embargo ignorar los procesos existentes puede crear altos riesgos. Muchas empresas fracasan al poner en práctica procesos totalmente nuevos en operaciones ya existentes.
 
Difícilmente se podría rediseñar aquello que no se conoce, porlo que definitivamente esta etapa ayuda a recopilar información del proceso que va a sufrir cambios.
 
Entender los procesos existentes es importante para realizar el rediseño. Sin embargo, no debe realizarse un análisis demasiado detallado de los procesos existentes y más bien enfocarse en el nuevo. El alcance de los cambios que a menudo necesita Reingeniería de procesos, significa que...